Een executive summary schrijven, met voorbeelden

Een van de beste dingen van projectbeheer is dat het een manier biedt om al het werk van uw team te plannen, te beheren en uit te voeren. Het is vaak handig om deze informatie in een oogopslag beschikbaar te hebben. Soms willen nieuwe projectleden of leidinggevenden echter een vereenvoudigde versie van uw project. In dat geval hebt u een beknopte manier nodig om de belangrijkste punten van het project te kunnen delen - zonder de aandacht van de lezer te verliezen.

De beste manier om dit te doen is met een executive summary. Als u nog nooit een executive summary hebt geschreven, biedt dit artikel alles wat u nodig heeft om er een te plannen, te schrijven en met uw team te delen.

Wat is een executive summary?

Een executive summary is een overzicht van een document. De lengte en de reikwijdte van uw executive summary zal verschillen afhankelijk van het document dat u samenvat, maar over het algemeen is een executive summary een tot twee pagina's lang. In dit document moet u alle informatie delen die uw lezers en belangrijke belanghebbenden moeten weten.

Houd er rekening mee dat alle belanghebbenden op het hoogste niveau die alleen de executive summary lezen, alle informatie moeten hebben die ze nodig hebben om succesvol te zijn.

U treft vaak executive summary's aan van:

• Business cases

• Projectvoorstellen

• Onderzoeksdocumenten

• Milieustudies

• Marktonderzoeken

• Projectplannen

Over het algemeen heeft elke executive summary vier delen:

1. Begin met het probleem of de behoefte waar het project een oplossing voor biedt.

2. Zet de aanbevolen oplossing uiteen.

3. Leg de waarde van de oplossing uit.

4. Rond af met een conclusie over het belang van het werk.

Wat is een executive summary in projectbeheer?

In projectbeheer biedt een executive summary een manier om medewerkers in andere functies, teamleiders en belanghebbenden van een project duidelijkheid te verschaffen. Beschouw het als de 'elevator pitch' van het project voor teamleden die geen tijd hebben om diep in alle projectdetails te duiken. Of voor wie dat niet nodig is.

Het belangrijkste verschil tussen een executive summary in projectbeheer en een meer traditionele executive summary in een bedrijfsplan is dat de eerste aan het begin van uw project moet worden geschreven, terwijl u de laatste opstelt nadat u uw bedrijfsplan hebt geschreven. Als u bijvoorbeeld een executive summary van een milieustudie schrijft, dan stelt u een verslag op van de resultaten en uitkomsten na de studie. Bij een executive summary in projectbeheer wilt u bespreken wat het project wil bereiken en waarom deze doelen van belang zijn.

Een executive summary in projectbeheer heeft dezelfde vier onderdelen:

1. Begin met het probleem of de behoefte waar het project een oplossing voor biedt. Waarom vindt het project plaats? Welk inzicht, welke klantfeedback, welk productplan of welke behoefte stond er aan de wieg van het project?

2. Schets de aanbevolen situatie of de doelstellingen van het project. Hoe gaat het project de problemen oplossen die u in het eerste deel heeft vastgesteld? Wat zijn de doelen en doelstellingen van het project?

3. Leg de waarde van de oplossing uit. Wat gaat er gebeuren wanneer u het project hebt afgerond? Hoe gaat dit de situatie verbeteren en het probleem oplossen dat u in het eerste deel hebt vastgesteld?

4. Rond af met een conclusie over het belang van het werk. Dit is nog een kans om te herhalen waarom het probleem belangrijk is en waarom het project ertoe doet. Het kan ook nuttig zijn om uw publiek bij het project te betrekken en aan te geven hoe uw oplossing hun probleem zal oplossen. Neem tenslotte eventuele extra stappen op.

Als u nog nooit eerder een executive summary hebt geschreven, bent u misschien nieuwsgierig waar het tussen andere elementen van projectbeheer past. Bekijk een vergelijking tussen executive summary's en een aantal andere elementen:

Samenvatting versus projectplan

Een projectplan is een blauwdruk van de belangrijkste elementen die uw project wil realiseren om uw projectdoelen en -doelstellingen te bereiken. Projectplannen omvatten uw doelen, meeteenheden voor succes, belanghebbenden en rollen, budget, mijlpalen en deliverables, tijdlijn en planning, en communicatieplan.

Een executive summary omvat de belangrijkste informatie van uw projectplan. Denk aan de absoluut cruciale dingen die de leden van uw managementteam moeten weten wanneer ze in uw project terechtkomen wanneer ze zelfs nog niet de kans hebben gehad om een blik te werpen op het projectplan - dat is uw executive summary.

Executive summary versus projectoverzicht

Projectoverzichten en executive summary's hebben vaak gelijksoortige elementen. Ze bieden beide een samenvatting van belangrijke projectinformatie. Een projectoverzicht moet echter direct zijn gekoppeld aan uw project. Er moet een directe verbinding zijn tussen uw project en uw projectoverzicht, wat er in het project verandert, moet ook in het projectoverzicht veranderen.

Hoewel u in uw project een executive summary kunt opnemen, afhankelijk van wat voor projectbeheertool u gebruikt, kan het ook een op zichzelf staand document zijn.

Executive summary versus projectdoelstellingen

Het tweede deel van uw executive summary moet de projectdoelstellingen bevatten en er dieper op ingaan (zet de aanbevolen oplossing of de doelstellingen van het project uiteen). Naast uw projectdoelstellingen moet uw executive summary ook beschrijven waarom uw projectdoelstellingen waarde zullen toevoegen, en details geven over hoe u deze bereikt.

De voordelen van een executive summary

U vraagt zich misschien af waarom u een executive summary moet schrijven voor uw project? Is het projectplan niet voldoende?

Nou, zoals we eerder hebben gezegd, heeft niet iedereen de tijd of de behoefte in uw project te duiken om te kijken wat de doelen zijn en waarom ze ertoe doen. Werkbeheertools zoals Asana helpen u veel cruciale informatie over een project vast te leggen zodat het u en uw team duidelijk is wie er wat doet en wanneer het af moet zijn. Uw executive summary is minder bedoeld voor teamleden die actief aan het project werken en meer voor belanghebbenden buiten het project die snel inzicht nodig hebben in het belang van een project.

Een effectieve executive summary biedt belanghebbenden een totaalbeeld van het gehele project en de belangrijkste punten ervan, zonder dat ze daarvoor in alle details hoeven te duiken. Als ze daarna meer informatie willen, kunnen ze het projectplan openen of door de taken in uw werkbeheertool navigeren.

Een geweldige executive summary schrijven, met voorbeelden

Elke executive summary heeft vier delen. Volg dit sjabloon om een geweldige executive summary te schrijven. Wanneer u uw executive summary geschreven hebt, leest u deze nog een keer over om er zeker van te zijn dat het alle belangrijke informatie bevat die uw belanghebbenden moeten weten.

1. Begin met het probleem of behoefte waar het project een oplossing voor biedt

Aan het begin van uw executive summary legt u uit waarom dit document (en het project dat het representeert) ertoe doet. Neem de tijd om uiteen te zetten wat het probleem is, en ga onder meer in op eventueel onderzoek of feedback van die klant die u heeft ontvangen. Leg uit hoe dit probleem belangrijk en relevant is voor uw klanten, en waarom het oplossen van het probleem belangrijk is.

Stel u voor dat u werkt voor een horlogefabrikant. Uw project is bedoeld om een ​​eenvoudiger, goedkoper horloge te bedenken dat aan de ene kant nog steeds in de smaak valt bij klanten die luxeartikelen kopen, maar zich aan de andere kant ook richt op een nieuw klantsegment.

Voorbeeldsamenvatting:

Tijdens een recente feedbacksessie gaf 52% van de klanten aan dat er behoefte is aan een eenvoudigere en goedkopere versie van ons product. In onderzoeken bij klanten die horloges van de concurrentie hebben gekozen, wordt in 87% van de gevallen de prijs genoemd. Om onze bestaande klanten zo goed mogelijk te kunnen bedienen, en nieuwe markten aan te boren, moeten we een nieuwe serie horloges maken die we tegen een gepaste prijs op deze markt kunnen verkopen.

2. Zet de aanbevolen oplossing of de doelstellingen van het project uiteen.

Nu u het probleem hebt geschetst, legt u uit wat uw oplossing is. In tegenstelling tot een uittreksel of schets, moet u bij uw oplossing beschrijvend te werk gaan. Dat wil zeggen, u moet proberen uw lezers te overtuigen dat uw oplossing de juiste is. Dit is minder een sectie om te brainstormen en meer een plek om uw aanbevolen oplossing te ondersteunen.

Omdat u uw executive summary aan het begin van uw project schrijft, is het geen probleem dat u nog niet alle gewenste resultaten en mijlpalen in kaart hebt. Dit is echter uw kans om in grote lijnen te beschrijven wat er zal gebeuren tijdens het project. Als u hulp nodig hebt bij het formuleren van een totaalbeeld van de belangrijkste gewenste resultaten en de tijdlijn van uw project, zou u kunnen overwegen een projectroutekaart te maken voordat u in uw executive summary duikt.

We gaan door met ons voorbeeld van een executive summary:

De nieuwe serie horloges begint 20% goedkoper dan de goedkoopste optie die we nu hebben, met de mogelijkheid tot meer dan 40% goedkopere opties afhankelijk van materiaal en uurwerk. Om deze prijzen te kunnen aanbieden zullen we het volgende doen:

• We bieden horloges in nieuwe materialen aan, waaronder eventueel siliconen of hout

• We gebruiken kwartsuurwerken van hoge kwaliteit in plaats van zelfgemaakte automatische uurwerken

• We introduceren verschillende aanpasbare horlogebandjes, met de focus meer op keuze en flexibiliteit dan traditionele luxe

Merk op dat de kwaliteit van elk horloge nog steeds rigoureus wordt gecontroleerd om dezelfde snelheid en precisie te behouden die ons huidige aanbod kenmerkt.

3. Leg de waarde van de oplossing uit

Op dit punt begint u meer in te gaan op de details van hoe uw oplossing het probleem dat u aan het begin heeft geschetst zal beïnvloeden en de situatie zal verbeteren. Welke resultaten verwacht u eventueel? Dit is de sectie waar u alle relevante financiële informatie, projectrisico's of potentiële voordelen opneemt. Leg ook een verband tussen dit project en uw bedrijfsdoelen of OKR's. Hoe sluit dit werk aan op uw projectdoelen?

We gaan door met ons voorbeeld van een executive summary:

Met ons nieuwe aanbod, dat 20 en 40% goedkoper is dan onze goedkoopste optie op dit moment, verwachten we de markt van de casual horloges open te breken en tegelijkertijd ons luxemerk te ondersteunen. Dat helpt ons om ons derde doel voor boekjaar 2022 te halen: het uitbreiden van het merk. Dit nieuwe aanbod kan meer dan drie miljoen dollar aan winst opleveren, wat ons helpt doel 1 voor het boekjaar 2022 te realiseren: een jaarlijkse winst van 7 miljoen.

Vroege feedbacksessie met klanten geven aan dat goedkopere opties niet van invloed zijn op de waarde of het prestige van het luxemerk, hoewel dit een risico is waar we rekening mee moeten houden tijdens het ontwerpen. Om dat risico te verminderen zal het productmarketingteam zes maanden voor de lancering aan hun go-to-market-strategie beginnen te werken.

Rond af met een conclusie over het belang van het werk

Nu u al deze belangrijke informatie hebt gedeeld met de leidinggevende belanghebbenden, biedt deze laatste sectie u de kans de impact en het belang van het werk voor de organisatie duidelijk te maken. Wat zouden ze beslist moeten meenemen van uw executive summary?

Om ons voorbeeld van een executive summary af te ronden:

Goedkopere en gevarieerdere producten stellen ons niet alleen in staat een nieuwe markt open te breken — het zal ons merk ook op een positieve manier uitbreiden. Met de aandacht van dit nieuwe aanbod, plus de verwachte vraag naar goedkopere horloges, verwachten we ons marktaandeel jaarlijks met 2% uit te breiden. Lees voor meer informatie onzego-to-market-strategie en documentatie voor klantfeedback.

Voorbeeld van een executive summary

Wanneer u alles samenvat zou uw executive summary er zo uit moeten zien:

Veelgemaakte fouten bij het schrijven van executive summary's

U wordt niet van de ene op de andere dag een professionele schrijver van executive summary's en dat is geen probleem. Gebruik aan het begin het vierdelige sjabloon dat in dit artikel wordt gegeven als handleiding. Vervolgens zijn er bij het perfectioneren van uw vaardigheden in het schrijven van executive summary's een aantal veelvoorkomende valkuilen die u moet vermijden:

Vermijd het gebruik van jargon

Uw executive summary is een document dat iedereen moet kunnen lezen en begrepen, van mensen die iets bijdragen aan het project tot leidinggevende belanghebbenden. Onthoud dat u veel dichter bij het dagelijkse werk en de individuele taken staat dan uw belanghebbenden. Lees dus uw executive summary nog een keer door om ervoor te zorgen dat er geen onnodig jargon in voorkomt. Leg waar mogelijk het jargon uit, of sla het helemaal over.

Onthoud dat geen geen volledig verslag is

Uw executive summary is niets meer dan een samenvatting. Als u ontdekt dat u details geeft van specifieke taken, vervaldatums en bijlagen, probeer dan even wat afstand te nemen en uzelf af te vragen of deze informatie werkelijk in een executive summary hoort. Sommige details zijn belangrijk, u wilt dat de executive summary uitvoerbaar en boeiend is. Onthoud echter dat het grootste deel van de informatie over uw project zal worden vastgelegd in uw werkbeheertool en niet in uw executive summary.

Zorg ervoor dat de executive summary op zichzelf kan staan

U kent het project van binnen en buiten, maar uw belanghebbenden niet. Zodra u uw executive summary hebt geschreven zou u er nog eens naar moeten kijken om ervoor te zorgen dat de executive summary op zichzelf kan staan. Hebben uw belanghebbenden bepaalde context nodig om de executive summary te kunnen begrijpen? Indien ja, weef deze context dan in uw executive summary, of overweeg deze context als extra informatie via een link aan te bieden.

Altijd proeflezen

Uw executive summary is een levend document en als u een typefout over het hoofd hebt gezien kunt u altijd teruggaan en de fout verbeteren. Het kan echter nooit kwaad de executive summary te proeflezen of naar een collega te sturen voor een frisse blik.

Samenvattend: een executive summary is een must-have

Executive summary's zijn een geweldige manier om iedereen op de hoogte te stellen en ervoor te zorgen dat iedereen wat betreft het project op een lijn zit. Als het project veel belanghebbenden heeft die snel inzicht moeten krijgen in wat het project oplost en waarom het van belang is, is een executive summary de perfecte manier om de informatie te geven die ze nodig hebben.

Voor meer tips over hoe u de algehele strategie en plannen kunt verbinden met de dagelijkse uitvoering, kunt u ons artikel over strategische planninglezen.