6 stappen om een overtuigend projectvoorstel te schrijven

Alle projecten hebben een ontstaansverhaal, maar deze beginnen niet met iemand die aankondigt: "En toen waren er middelen!". Om een project te laten doorgaan, moeten teams een voorstel indienen bij de beslissingsmakers binnen hun organisatie, of bij de belanghebbenden.

Een projectvoorstel is zoals een schriftelijke elevator pitch. Het doel is uw project kort maar efficiënt voor te stellen. In deze handleiding leert u hoe u een projectvoorstel schrijft waarmee u goedkeuring krijgt en succes oogst op het werk.

Wat is een projectvoorstel?

Een projectvoorstel is een schriftelijk document dat een overzicht geeft van alles wat belanghebbenden moeten weten over een project. Dit omvat de tijdlijn, het budget, de doelstellingen en doelen. Uw projectvoorstel moet een samenvatting zijn van de details van uw project. Het moet uw idee verkopen zodat de belanghebbenden bereid zijn om betrokken te raken in het initiatief.

Het doel van uw projectvoorstel is:

• Externe financiering verzekeren

• Bedrijfsmiddelen toewijzen aan uw project

• De belanghebbenden overtuigen

• Momentum en opwinding creëren

Projectvoorstellen vs. projectcharters vs. business cases

Projectvoorstellen en projectcharters hebben verschillende doeleinden in het aanmaakproces van een project. Terwijl een projectvoorstel gebeurt in de initiatiefase van een project, gebeurt een projectcharter in de planningsfase.

Zoals hierboven vermeld, is een projectvoorstel een overtuigend document dat de belanghebbenden moet overtuigen van de reden waarom het project moet doorgaan. Een projectcharter is een referentiedocument dat de projectdoelstellingen definieert en kan pas aangemaakt worden nadat het projectvoorstel wordt goedgekeurd.

Mensen verwarren soms ook de business case met het projectvoorstel, maar ook de business case komt pas na het voorstel. Eens het project door middel van het voorstel goedgekeurd wordt, kan een business case gebruikt worden om aanvullende financiering voor het project te verzekeren.

Soorten projectvoorstellen

Er zijn zes soorten voorstellen die u kunt tegenkomen als projectmanager. De verschillende vormen begrijpen, kan handig zijn wanneer u het uwe schrijft. Elke soort heeft een ander doel.

• Aangevraagd:U verstuurt aangevraagde voorstellen als antwoord op offerteaanvragen (Request for Proposal of RFP). Een RFP kondigt een project aan in detail en vraagt offertes van gekwalificeerde teams. Omdat u met dit soort voorstel concurreert met andere bedrijven, moet u grondig onderzoek doen en overtuigend schrijven.

• Niet aangevraagd:U stuurt niet-aangevraagde voorstellen zonder een RFP, dus zonder dat iemand om uw voorstel gevraagd heeft. In dit geval concurreert u niet met andere bedrijven of teams. Toch moet u nog steeds overtuigend zijn, want u heeft geen idee of de belanghebbende bij wie u uw idee pitcht, u nodig heeft.

• Informeel:Misschien stuurt een klant u een informele aanvraag voor een projectvoorstel. In dit geval kunt u antwoorden met uw projectpitch. Omdat dit geen officiële RFP (offerteaanvraag) is, zijn de regels minder concreet.

• Verlenging:U stuurt verlengingen naar bestaande klanten in de hoop dat zij de diensten die ze afnemen van uw organisatie zullen verlengen. Dit soort projectvoorstel heeft als doel om de voorbije resultaten te benadrukken die uw team boekte voor de klant en hen ervan te overtuigen dat u in de toekomst ook even goede resultaten kunt leveren.

• Voortzetting:U stuurt voortzettingen naar een belanghebbende als herinnering, om te laten weten dat een project begint. In dit projectvoorstel biedt u alleen informatie over het project, zonder de belanghebbende te overtuigen.

• Aanvullend: Dit is vergelijkbaar met een verlengingsvoorstel. U stuurt een aanvullend voorstel naar een belanghebbende die reeds betrokken is bij het project. In dit soort voorstel laat u de belanghebbende weten dat het project begint, terwijl u tevens vraagt om aanvullende middelen. In dit voorstel moet u de belanghebbende ervan overtuigen om meer bij te dragen aan het project.

De toon en inhoud van uw projectvoorstel hangt af van het soort voorstel dat u stuurt. Wanneer u uw projectdoelen kent, kunt u uw voorstel overeenkomstig hiermee schrijven.

Een projectvoorstel schrijven

U kunt deze instructies stap voor stap volgen voor de meeste projectvoorstellen, ongeacht het soort. U zult uw voorstel moeten aanpassen aan de beoogde doelgroep, maar u kunt dit voorbeeld van een projectvoorstel gebruiken als referentie. Zo bent u zeker dat u de belangrijkste onderdelen in uw document opneemt.

1. Een executive summary schrijven

De executive summary dient als introductie van uw projectvoorstel. Dit is vergelijkbaar met een rapportuittreksel of een essay-introductie. Deze sectie moet een samenvatting geven van wat er te gebeuren staat en de belanghebbende overtuigen om verder te lezen. Afhankelijk van de complexiteit van uw project, zal uw executive summary maar uit één paragraaf of een paar paragrafen bestaan.

Uw excutive summary moet het volgende omvatten:

• Het probleem dat uw project zal oplossen

• De oplossing dat uw project biedt voor dit probleem

• De impact dat uw project zal hebben

In uw executive summary raakt u deze punten slechts kort aan. U gaat deze onderwerpen immers later in meer detail bespreken in uw voorstel.

2. De achtergrond van het project uitleggen

In deze sectie gaat u dieper in op de achtergrond van het project. Gebruik referenties en statistieken om uw lezer ervan te overtuigen dat het probleem waar u naar verwijst het waard is.

Een aantal vragen die u kunt gebruiken zijn:

• Wat is het probleem dat uw project aanpakt?

• Wat is er al geweten over dit probleem?

• Wie heeft dit probleem eerder aangepakt/wat voor onderzoek is er?

• Waarom is het onderzoek uit het verleden onvoldoende om dit probleem aan te pakken?

U kunt deze sectie ook gebruiken om uit te leggen hoe het probleem dat u wilt oplossen direct gelinkt is aan uw organisatie.

3. Een oplossing voorstellen

U heeft zonet in de sectie projectachtergrond een probleem geschetst. De volgende logische stap in het schrijven van uw voorstel is dus het voorstellen van een oplossing. Deze sectie is uw kans om de aanpak van uw project meer gedetailleerd te beschrijven.

Een aantal punten om hierin op te nemen zijn:

• Uw visieverklaring van het project

• Uw projectschema met de belangrijkste mijlpalen

• Projectteam rollen en verantwoordelijkheden

• Een risicolijst die aantoont hoe u risico's zult beperken

• De projectdeliverables

• Rapportagetools die u gaat gebruiken doorheen het project

U neemt misschien niet al deze punten op in de opmaak van uw voorstel. U kunt dit beslissen welke afhankelijk van de omvang van het project. Deze sectie zal waarschijnlijk de langste en meest gedetailleerde zijn van uw voorstel, gezien u hierin alles bespreekt met betrekking tot het verwezenlijken van uw voorgestelde oplossing.

4. Projectdeliverables en doelen definiëren

Uw projectdeliverables definiëren is een cruciale stap in het schrijven van uw projectvoorstel. Belanghebbenden willen weten welke resultaten u gaat produceren op het eind van uw project, of dit nu een product is, een programma, een technologische upgrade of iets anders. Wanneer de belanghebbende uw visie leest, is dit de sectie waarbij hij zal zeggen: "Aha, dit is waar ze mijn middelen voor zullen gebruiken."

Het definiëren van uw deliverables moet het volgende omvatten:

• Het eindproduct of de uiteindelijke doelstelling van uw project

• Een tijdlijn van het project die aangeeft wanneer deliverables klaar zullen zijn

• SMART-doelen die in lijn liggen met de deliverables die u produceert

Hoewel het belangrijk is om het probleem en de oplossing van uw project aan te tonen, is het vaak gemakkelijker voor de belanghebbenden om uw project te visualiseren wanneer u de deliverables kunt definiëren.

5. Een lijst maken van de nodige middelen

Nu u uw probleem, aanpak, oplossing en deliverables hebt beschreven, kunt u dieper ingaan op de middelen die u nodig hebt om uw initiatief te verwezenlijken.

In deze sectie zult u het volgende opnemen:

• Projectbudget: Het projectbudget omvat alles, van de goederen die u nodig hebt om het product te maken tot advertentietarieven en teamsalarissen. U moet hier alle budgetpunten aanhalen die u nodig hebt om het project af te leveren.

• Kostenuitsplitsing: Deze sectie moet onderzoek omvatten naar de reden waarom u specifieke middelen nodig heeft voor uw project. Zo kunnen belanghebbenden begrijpen waar hun bijdrage voor gebruikt wordt. Deze uitsplitsing kan u ook helpen om onverwachte kosten te beperken.

• Plan voor het toewijzen van middelen:U moet een overzicht toevoegen van uw plan voor het toewijzen van de middelen. Hierin geeft u een overzicht van waar u het gebruik van de nodige specifieke middelen inplant. Als u bijvoorbeeld vaststelt dat u $50.000 nodig heeft om uw project te voltooien, zult u dit geld toewijzen aan salarissen, technologie, materialen enzovoort.

Tegen dat u bij dit punt in uw voorstel belandt, heeft u hopelijk de belanghebbenden overtuigd om mee te doen met uw project. Daarom is het een slimme strategische zet om de vereiste middelen te bewaren tot het einde van uw document.

6. Uw conclusie beschrijven

Rond uiteindelijk uw voorstel af met een overtuigende en zelfverzekerde conclusie. Net als de executive summary, moet de conclusie een korte samenvatting zijn van het probleem dat uw project aanpakt en uw oplossing om dit probleem op te lossen. U kunt de impact van uw project benadrukken in uw conclusie, maar hou deze sectie relevant, net zoals u zou doen in een traditioneel essay.

Tips om een doeltreffend projectvoorstel te schrijven

Als u de stappen hierboven volgt, bent u zeker dat uw projectvoorstel alle juiste elementen bevat. Maar als u uw lezers wil imponeren en hun goedkeuring krijgen, moet uw document opvallen. Behalve de hierboven vermelde punten, omvat een projectvoorstel ook:

Ken uw doelgroep

Hou uw doelgroep (d.w.z. de belanghebbenden) altijd in gedachten bij het schrijven van uw voorstel. Onthoud dat het doel van uw voorstel is om uw doelgroep voor zich te winnen, niet alleen om uw projectdetails voor te stellen. Bijvoorbeeld: als u een nieuwe bewerkingstool maakt voor een uitgeverij van kinderboeken, kunt u vaststellen of uw belanghebbenden ouders zijn, en op hun emotionele kant spelen wanneer u hen overtuigt van uw product.

Wees overtuigend

Overtuiging is belangrijk in een projectvoorstel omdat u hoopt dat uw doelgroep uw voorstel leest en in ruil iets voor u doet. Als uw lezer niet geïntrigeerd is door uw project, zal hij niet geneigd zijn u te helpen. Als u bij het beschrijven van uw bewerkingstool de vele kenmerken die de tool biedt, niet beschrijft, of niet vermeldt hoe de tool uw klanten zal helpen, of de positieve impact ervan op de sector niet beschrijft, dan zal uw doelgroep zich afvragen: "Waarom zou ik om dit project geven?"

Hou het simpel

U moet detail geven over uw probleem, aanpak en oplossing, maar maak uw projectvoorstel niet overdreven complex. Dit betekent dat u het projectplan van uw voorgestelde bewerkingstool kunt beschrijven, zonder de codes te vermelden die de engineers gaan gebruiken om elk kenmerk te laten werken.

Doe onderzoek

Een succesvol projectvoorstel omvat grondig onderzoek. Wees voorbereid om uw probleem - en oplossing - te staven met gerenommeerde bronnen, case studies, statistieken of grafieken, zodat uw doelgroep niet achterblijft met vragen. Ga in de schoenen van uw lezer staan bij het schrijven van uw voorstel, en stel uzelf de volgende vragen:

• Waarom is dit een probleem?

• Waarom is dit een oplossing voor het probleem?

• Heeft iemand dit probleem eerder al aangepakt?

• Wat zijn de projectkosten?

Als u deze vragen kunt beantwoorden, dan heeft u waarschijnlijk genoeg onderzoek gedaan om uw voorgestelde initiatief te ondersteunen.

Projectbeheertools gebruiken om uw projectvoorstel sterker te maken

Goede projectvoorstellen vereisen samenwerking van het team. Met de juiste beheertools kan uw team communiceren, informatie delen en samenwerken in één gedeeld document.

Als u al uw projectinformatie op dezelfde plaats opslaat, krijgt u gemakkelijk toegang tot die gegevens wanneer u ze nodig hebt. Projectvoorstellen komen voort uit goed georganiseerde en goed geplande projecten. Daarom is projectbeheersoftware een belangrijk middel om doeltreffend een projectvoorstel te schrijven. Klaar om te beginnen? Probeer Asana.