프로젝트 범위 관리 계획 템플릿

프로젝트 관리 삼각형이나 철의 삼각형, 프로젝트 관리의 3가지 제약에 대해 들어본 적이 있다면, 제때 예산 내에서 목표를 달성하는 데 프로젝트 범위가 얼마나 중요한지 잘 아실 것입니다. 모든 프로젝트에는 프로젝트 타임라인, 프로젝트 예산, 프로젝트 범위라는 세 가지의 상호 의존적인 프로젝트 제약이 있습니다. 프로젝트를 계획할 때는 프로젝트의 기간과 예산에만 신경쓰는 경우가 많지만, 프로젝트 범위도 그에 못지않게 중요합니다. 팀원이 새 프로젝트를 생성할 때마다 프로젝트 범위를 정의하도록 하려면 프로젝트 범위 관리 계획 템플릿이 필요합니다.

프로젝트 범위란?

프로젝트 범위는 마감일, 예산, 결과물을 비롯한 프로젝트의 경계를 미리 정하는 방식입니다. 업무를 시작하기 전에 프로젝트 범위를 정해두면 어떻게 리소스를 할당하고 이해관계자에 대해 현실적인 기대치를 설정해야 할지 알 수 있습니다.

프로젝트 범위 관리는 다음을 비롯한 다양한 관련 이니셔티브로 구성됩니다.

• 범위 변동: 결과물이 추가되거나 타임라인이 연장되거나 원래 계획보다 비용이 초과되어 프로젝트가 원래의 범위를 벗어나는 경우.

• 프로젝트 관리 삼각형: 프로젝트 관리의 세 가지 요소인 범위, 예산, 타임라인을 의미합니다. 이 세 가지 모두를 적절히 조율할 때 추가 리소스 없이 프로젝트를 완료할 수 있습니다.

• 프로젝트 범위 기술서: 팀이 프로젝트 범위에 해당하는 것과 해당하지 않는 것을 결정하는 데 도움이 되는 가이드라인.

• 프로젝트 범위 관리 계획: 프로젝트 범위를 정의하고 감독하는 데 사용하는 계획.

프로젝트 범위 관리 계획 템플릿이란 무엇이며, 이 템플릿이 꼭 필요한가요?

프로젝트 범위 관리 계획 템플릿은 새로운 프로젝트의 범위를 계획하는 데 재사용할 수 있는 템플릿입니다. 프로젝트 범위 관리 계획 템플릿으로 프로그램이나 프로젝트 팀이 담당하는 모든 프로젝트를 표준화할 수 있습니다.

많은 팀이 프로젝트 범위를 프로젝트 예산과 기간보다 우선시하지 않거나 아예 정의조차 하지 않는 등 프로젝트 범위의 중요성을 간과하는 경우가 많습니다. 하지만 이는 위험할 수 있습니다. 프로젝트 범위는 프로젝트 관리 삼각형의 다른 모든 요소 못지않게 중요합니다. 이를 건너뛰거나 가볍게 생각하면 범위 변동을 야기하고 팀이 과로하고 리소스가 부족한 상황이 발생할 수 있습니다. 프로젝트 범위 관리 계획 템플릿을 사용하면 팀이 시작하는 프로젝트마다 손쉽게 프로젝트 범위를 정의할 수 있으므로 제때 예산 내에서 결과물을 완성할 가능성을 높일 수 있습니다.

프로젝트 범위 관리 계획 템플릿을 사용할 때의 이점

프로젝트 범위 관리 계획 템플릿의 주요 이점은 모든 팀원이 자신이 생성하는 새로운 프로젝트마다 프로젝트 범위를 수립하도록 장려한다는 것입니다. 또한 프로젝트의 범위 전체를 통제할 수 있습니다. 프로젝트 범위 관리 계획 템플릿을 사용하면 다음을 할 수 있습니다.

• 프로젝트 범위 관리 계획 프로세스를 표준화합니다.

• 프로젝트의 실행 가능성을 확실히 하고 싶어 하는 이해관계자, 특히 경영진의 동의를 얻습니다.

• 프로세스가 이미 확립되어 있으므로 새로운 팀원이 참여하여 프로젝트를 관리할 수 있습니다.

프로젝트 범위 관리 계획 템플릿 섹션

프로젝트 범위 관리 계획 템플릿은 프로젝트 범위 프로세스에서 중추적인 역할을 합니다. 프로젝트 범위 관리 계획 템플릿에서 범위 지정, 이해관계자를 위한 기대치 설정, 프로젝트 계획 수립이 이루어집니다. 

프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하고 있다면 팀 전체가 템플릿을 사용하여 범위 관리 프로세스 중에 항상 적절한 정보를 전달하도록 할 수 있습니다. 템플릿을 만들 때는 아래와 같이 프로젝트의 라이프 사이클 전체에 걸쳐 범위를 정의하는 섹션을 포함하세요.

범위에 속하는 프로젝트 결과물

프로젝트 관리 계획 템플릿의 주요 목표 중 하나는 수행하는 프로젝트를 성공적으로 끝내려면 어떤 항목, 지표 또는 작업을 완료해야 하는지를 정하는 것입니다. 결과물은 완료된 프로젝트 문서와 같이 작은 것일 수도 있고, 새 웹사이트 론칭과 같이 큰 규모의 아웃풋일 수도 있습니다. 이러한 결과물을 목표와 팀 전체의 목표에 연결하여 모든 결과물이 더 큰 이니셔티브를 뒷받침하도록 합니다.

업무 분류 체계

업무 분류 체계(WBS)는 말 그대로 결과물을 선택하고 이를 각각의 더 큰 작업을 완료하기 위해 끝내야 할 하위 작업 및 재하위 작업으로 세분화하는 것입니다. WBS용 섹션을 만들면 팀이 중요한 부수 결과물과 핵심적인 종속 관계를 추적하는 데 도움이 됩니다. WBS에는 프로젝트 목표, 프로젝트 범위 기술서, 프로젝트 일정을 모두 시각적인 형태로 표시해야 합니다.

프로젝트 타임라인

여기에 프로젝트의 예상 타임라인을 포함하면 중요한 마감일과 마일스톤 대비 프로젝트의 진행 상태를 추적하는 수단이 됩니다. 프로젝트 관리 툴과 같이 동적인 소프트웨어를 사용하면 범위가 변동되더라도 모든 날짜를 일일이 수동으로 편집할 필요 없이 타임라인을 업데이트할 수 있습니다.

범위에 속하지 않는 업무

앞 섹션에서는 무엇을 목표로 하는지 정의했습니다. 하지만 범위에 속하지 않는 작업이 무엇인지 정의하는 것도 이에 못지않게 중요합니다. 목표는 모든 구성원이 현실적인 기대치를 갖고 프로젝트를 성공적으로 완료하기 위해 무엇이 필요한지 알 수 있도록 가이드라인과 경계를 설정하는 것입니다. 추후 이해관계자가 범위에 속하지 않는 요청을 추가로 하는 경우, 템플릿의 이 섹션을 근거로 요청이 원래 프로젝트 범위에 포함되어 있지 않았기 때문에 이 시점에서는 요청에 대응할 수 없음을 설명할 수 있습니다.

이해관계자 RACI 또는 RAPID 차트

팀원, 프로젝트 후원자, 경영진과 같은 프로젝트의 이해관계자는 프로젝트에 관여하길 원합니다. 이는 좋은 현상이지만, 세심한 모니터링과 지침이 없다면 좋은 의도로 한 일도 프로젝트의 궤도에서 벗어나 범위 변동을 초래할 수도 있습니다. 이런 일이 생기지 않도록 RACI 또는 RAPID와 같은 이해관계자 배정 차트를 사용하여 각 이해관계자의 담당 업무를 명확히 정의하세요.

변경 통제 프로세스 또는 양식

가장 잘 계획한 프로젝트도 문제점과 예기치 못한 변경 사항에 맞닥뜨리기 마련입니다. 결과물을 추가하거나 타임라인을 변경해야 하는 경우가 있을 수 있습니다. 프로젝트의 범위가 변하지 않으면 좋겠지만, 완벽하게 불변 상태일 수는 없습니다. 변경 관리 프로세스가 있다면 이해관계자가 프로젝트 범위에 영향을 미칠 수 있는 변경 요청을 제출할 수 있습니다. 변경 프로세스를 사용하여 변경 관리 양식을 만들면 변경을 요청한 이유와 변경이 미치는 영향, 변경 사항을 프로젝트에 포함할 가치가 있는지 여부에 대해 정보를 얻을 수 있습니다.

프로젝트 범위 관리 계획 템플릿을 생성하는 방법

먼저, 이전의 범위 계획을 검토하여 템플릿에 필요한 정보가 무엇인지 결정합니다. 템플릿은 자신의 프로젝트 업무에 맞게 완전히 맞춤화되어야 합니다. 따라서 최근의 프로젝트 범위 관리 계획을 살펴보고 자신의 프로그램이나 팀에 보편적으로 적용 가능한 프로젝트 요건이 무엇인지 확인하세요. 이러한 요건 각각을 위한 섹션을 포함하세요. 예를 들어, 항상 디자인 프로토타입을 제작한다면 해당 섹션을 템플릿에 포함하세요. 가장 효과적인 범위 관리 계획은 자신의 업무와 팀, 조직에 가장 잘 맞는 계획이라는 점을 잊지 마세요.

포함된 기능

• 목록 보기: 목록 보기는 그리드 스타일의 보기로, 모든 프로젝트의 정보를 한눈에 쉽게 볼 수 있도록 표시합니다. 할 일 목록이나 스프레드시트와 같이 목록 보기는 모든 작업을 한눈에 볼 수 있도록 표시하여 작업의 제목과 마감일뿐만 아니라 우선순위나 상태 등 관련된 여러 가지 사용자 지정 필드도 볼 수 있습니다. 누가 무엇을 언제까지 하는지 팀 전체가 볼 수 있어 원활하게 협업할 수 있습니다.

• 보드 보기: 보드 보기는 프로젝트의 정보를 열에 표시하는 칸반 보드 형식의 보기입니다. 일반적으로 ‘할 일’, ‘수행 중’, ‘완료’와 같은 업무 상태별로 열을 정리하지만, 프로젝트의 필요에 따라 열의 제목을 변경할 수 있습니다. 각 열에는 작업이 카드 형태로 표시되며 작업 제목, 마감일, 사용자 지정 필드를 비롯하여 다양한 관련 정보가 포함됩니다. 업무가 각 단계를 거쳐갈 때 업무를 추적하고 프로젝트의 현재 진행 상태를 한눈에 파악하세요.

• 보고서: Asana의 보고서 기능을 통해 프로젝트 데이터를 시각적 차트와 이해하기 쉬운 그래프로 표시할 수 있습니다. 업무가 수행되는 곳에서 보고서를 작성하여 중복되는 업무를 줄이고 불필요하게 여러 앱을 전환하는 수고를 덜 수 있습니다. 또한 팀의 모든 업무가 이미 Asana에 있기 때문에 모든 프로젝트나 팀에서 데이터를 가져와 어떤 일이 진행되고 있는지 한 곳에서 정확하게 파악할 수 있습니다.

• 프로젝트 상태 업데이트: 더 이상 프로젝트 상태가 어떤지 여러 툴에서 정보를 찾아보거나 이메일로 대신할 수 있는 불필요한 미팅에 참석할 필요가 없습니다. Asana의 프로젝트 상태 업데이트 기능은 간편하게 사용할 수 있을 뿐만 아니라 팀의 업무에 직접 연결되어 있습니다. 따라서 팀원은 프로젝트 계획, 커뮤니케이션 계획, 프로젝트 목표, 마일스톤, 결과물 등의 추가적인 프로젝트 정보를 쉽게 얻을 수 있습니다. 결과적으로, 프로젝트 상태 보고서 기능을 통해 수작업을 줄이고, 정보를 한 곳에 보관하고, 모두가 새로운 소식에 대한 알림을 받을 수 있습니다.

추천 앱

• Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Miro: Miro와 Asana를 연동하여 워크플로를 간소화하고 한 곳에서 모든 프로젝트의 전체적인 상태를 파악하세요. Miro 보드를 Asana 프로젝트 브리프에 삽입하여 팀원이 Asana 내에서 바로 소통하고, 보드를 보고, 댓글을 달고, 편집할 수 있습니다. 기존 또는 새로운 Miro 보드를 Asana 작업에 첨부하면 작업의 협업 참여자가 자동으로 초대되어 보드를 보고, 댓글을 달고, 편집할 수 있습니다.

• OneDrive: Asana 작업 창에 내장된 Microsoft OneDrive 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부하세요. Word, Excel, PowerPoint 등의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Lucidchart: Lucidchart + Asana 연동은 다이어그램, 플로 차트, 프로세스 맵, 와이어프레임을 Asana 프로젝트에 매끄럽게 추가합니다. 중요한 프로젝트 배경 정보를 Asana에서 바로 확인할 수 있습니다. 팀이 업무를 수행하면서 여러 애플리케이션을 전환하지 않고도 정확한 정보에 쉽게 액세스할 수 있습니다.

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