플로 차트란? (기호, 종류, 읽는 방법)

플로 차트는 프로세스나 워크플로의 단계, 순서, 의사 결정을 나타내는 다이어그램입니다. 플로 차트의 종류에는 여러 가지가 있지만 기본적인 플로 차트는 가장 단순한 형태의 프로세스 맵입니다. 플로 차트는 다양한 분야에서 프로세스의 계획, 시각화, 문서화, 개선에 사용할 수 있는 강력한 도구입니다.

산업공학자 Frank Gilbreth와 Lillian Gilbreth는 1921년에 처음으로 이 도구를 미국기계학회(American Society of Mechanical Engineers, ASME)에 소개했습니다. 그 이후로 플로 차트는 다양한 업계에 걸쳐 프로세스를 최적화하기 위해 개선되고 표준화되었습니다.

플로 차트와 플로 차트 기호의 여러 가지 종류에 대해 더 알아보고 싶으시다면 이 기사가 도움이 될 것입니다. 플로 차트 다이어그램을 만드는 방법과 이를 활용하는 데 도움이 될 만한 예시 몇 가지도 함께 알려드리겠습니다.

플로 차트 사용이 적합한 경우

플로 차트는 다음과 같은 작업을 수행해야 하는 경우를 포함하여 다양한 상황에서 유용하게 사용할 수 있습니다.

1. 프로세스 문서화

플로 차트는 협업해야 하는 프로젝트나 프로세스를 계획하고 문서화하는 좋은 방법입니다.

2. 복잡한 아이디어나 프로세스를 단순화 및 시각화

모든 팀원에게 복잡하고 긴 프로세스 문서를 읽을 시간이나 리소스가 있는 건 아닙니다. 플로 차트를 사용하면 모든 사람이 빠르고 쉽게 워크플로를 따르고 작업을 이해하며 개별 단계를 분석할 수 있습니다.

 3. 팀을 체계적으로 정리하고 작업을 효과적으로 배정

프로세스를 시각적으로 나타내면 팀원에게 작업을 배정하고 팀의 업무를 체계적으로 정리하는 일이 더 쉬워져 모든 흐름이 더 원활해집니다.

4. 의사 결정을 내리고 이에 대한 정당한 근거를 확립

플로 차트로 의사 결정을 계획하면 덜 어렵고 복잡해 보이는 경우가 많습니다. 플로 차트는 또한 의사 결정의 결과를 파악하는 데에도 도움이 되어 다음 단계를 예측하고 정당한 근거를 확립하기가 더 쉽습니다.

5. 업무 지연 또는 문제점을 파악하고 예방

플로 차트는 업무 지연이나 문제점을 사전에 발견하는 데 도움이 됩니다. 플로 차트와 같이 시각적인 가이드를 통해 전체 프로세스를 계획하면 각 단계를 따르고 각 작업에 충분한 시간과 리소스를 배정할 수 있습니다.

6. 프로세스 표준화

플로 차트를 완성했다면 이를 유사한 프로젝트와 프로세스에 재사용할 수 있습니다. 이렇게 하면 장기적으로 여러분과 팀의 시간을 절약하고 스트레스도 줄일 수 있습니다.

7. 프로젝트 진행 상태 추적 

플로 차트의 단계는 매우 쉽게 따를 수 있으므로 현재 팀이 프로젝트나 프로세스에서 어떤 단계에 있는지 언제든 정확하게 파악할 수 있습니다. 이로써 진행 상태를 추적하는 것이 무척 쉬워지고 아직 완료되지 않은 작업을 개략적으로 파악하는 데도 도움이 됩니다.

플로 차트의 기호

플로 차트는 프로세스의 문서화나 계획에 도움이 되도록 손으로 빠르게 그려 시각화한 것부터 전용 소프트웨어로 만든 종합적인 워크플로 다이어그램에 이르기까지 여러 가지가 있습니다. 여러 팀, 부서, 업종 전체에서 사용되는 플로 차트를 더 쉽게 이해할 수 있도록 1960년대에 미국국립표준협회(American National Standards Institute, ANSI)에서 공식적인 표준을 확립하였고 1970년에 국제 표준화 기구(International Organization for Standardization, ISO)가 이를 채택한 후 지속적인 업데이트와 개선이 이루어지고 있습니다. 이 표준의 최신 버전은 2019년에 확정되었습니다.

플로 차트를 읽을 때는 서구식 표준을 따라 위에서 아래로, 그리고 왼쪽에서 오른쪽으로 읽습니다. 이제 플로 차트에서 가장 흔히 사용되는 기호와 그 명칭, 뜻을 살펴보겠습니다.

• 흐름선: 흐름선은 두 개의 블록을 서로 연결하여 프로세스의 방향을 나타냅니다.

• 터미널 또는 단말: 터미널 또는 단말은 플로 차트 프로세스의 시작점이나 끝점을 나타냅니다.

• 처리: 처리 기호는 플로 차트에서 가장 흔히 사용되는 구성 요소로, 프로세스 내의 한 단계를 나타냅니다.

• 설명 또는 주석: 설명 또는 주석으로 단계에 대한 추가적인 정보를 표시할 수 있습니다.

• 판단: 이 기호는 프로세스의 다음 단계로 가기 위해 여러분이나 팀이 내려야 할 판단을 나타냅니다. 일반적으로 참/거짓 중 선택하는 판단이나 예/아니오로 대답해야 하는 질문으로 이루어집니다.

• 저장 데이터: 이 기호는 데이터 파일 또는 데이터베이스를 뜻합니다.

• ‘또는’ 기호: 이 기호는 프로세스의 흐름이 세 개 이상의 브랜치로 나뉘어 계속됨을 나타냅니다.

• 입력/출력: 입력/출력 기호는 외부 데이터를 입력 또는 출력하는 프로세스를 나타냅니다.

• 표시: 이 기호는 관련 정보를 표시하는 단계를 나타냅니다.

• 문서: 이 기호는 하나의 문서를 나타냅니다.

• 지연: 이 기호로 프로세스의 일부가 될 지연 기간을 계획하고 나타낼 수 있습니다.

• 수동 입력: 이 기호는 시스템에 수동으로 입력해야 하는 데이터나 정보를 나타냅니다.

• 수동 작업: 이 기호는 프로세스의 수동 작업 또는 조정을 나타냅니다.

• 페이지 간 연결자: 이 기호는 다른 페이지에 있는 두 기호를 연결할 때 사용합니다.

• 페이지 내 연결자: 이 점은 두 기호를 연결하고 긴 선을 대체하여 플로 차트를 더 깔끔하게 표현할 수 있습니다.

• 소집 접합 기호: 이 기호는 여러 개의 브랜치가 다시 하나의 처리로 수렴될 때 사용됩니다.

• 대체 처리: 이 기호에 연결된 선은 보통 점선입니다. 이 기호 자체는 정상적인 처리를 대체해야 하는 경우 이러한 대체 처리를 나타냅니다.

• 미리 정의된 처리: 이 기호는 이미 다른 곳에서 정의된 처리를 나타냅니다.

• 여러 개의 문서: 이 기호는 여러 개의 문서를 나타냅니다.

• 준비 또는 초기화: 이 기호는 프로세스에서 준비 또는 초기화 단계를 나타냅니다.

기호가 무엇을 나타내는지 알아두면 거의 어떤 종류의 플로 차트든 읽거나 만들 수 있고 시각화된 프로세스를 더 잘 이해할 수 있을 것입니다. 플로 차트를 만들 때 여러 가지 모양이나 기호를 사용해야 한다면 팀원이 쉽게 이해할 수 있도록 범례를 기재하세요.

플로 차트의 종류

플로 차트는 매우 강력한 도구이므로 여러 분야와 업종에서 사용됩니다. 교육, 영업과 마케팅, 비즈니스, 엔지니어링 또는 제조 분야든 사실상 어디서든 플로 차트를 볼 수 있습니다.

시각화하려는 프로세스의 종류에 따라 다른 종류의 플로 차트를 사용하는 것이 좋습니다. Mark A. Fryman이 2002년에 출간한 그의 저서 품질 및 프로세스 개선(Quality and Process Improvement)에 따르면 비즈니스 관점에서 볼 때 다음과 같은 5가지 종류의 플로 차트가 있습니다.

• 의사 결정 플로 차트는 의사 결정의 정당한 근거를 확립하는 데 필요한 단계를 설명하는 데 도움이 됩니다. 이러한 종류의 플로 차트는 여러 가지 의사 결정에 따른 결과를 예측하는 데 유용합니다.

• 논리 플로 차트는 중단이나 문제를 야기할 수 있는 프로세스상의 허점, 병목 현상 또는 제약을 알아내는 데 사용됩니다.

• 시스템 플로 차트는 시스템 내에서 데이터가 흘러가는 방식을 나타냅니다. 종종 회계 분야에서 사용됩니다.

• 제품 플로 차트는 제품 제작 프로세스와 순서를 시각화합니다. 이러한 유형의 플로 차트는 신제품을 출시하거나 생산 프로세스를 개선하려 할 때 유용한 문서가 될 수 있습니다.

• 프로세스 플로 차트는 프로세스가 특정 결과를 어떻게 달성할지를 나타냅니다. 기존 프로세스를 개선하기 위해서나 새로운 프로세스를 확립하기 위해 프로세스 플로 차트를 만드는 경우가 많습니다. 프로세스 플로 차트의 한 예로 스윔레인(Swimlane) 다이어그램을 들 수 있습니다.

비즈니스 목적에 맞게 Fryman이 정의한 플로 차트의 종류 외에도 수년간 여러 가지 다른 종류의 플로 차트가 개발되었습니다.

기타 플로 차트 종류

가장 널리 사용되는 플로 차트 종류 중 몇 가지는 Alan B. Sterneckert가 2003년에 그의 저서 크리티컬 인시던트 관리(Critical Incident Management)에서 고안한 것으로, 다음이 포함됩니다.

• 문서 플로 차트

• 데이터 플로 차트

• 시스템 플로 차트 

• 프로그램 플로 차트

1987년 Andrew Veronis가 출간한 마이크로프로세서의 설계와 응용(Microprocessors: Design and Application)이라는 책에서는 다음과 같은 세 가지 종류의 플로 차트에 대해 설명합니다.

• 시스템 플로 차트

• 일반 플로 차트

• 상세 플로 차트

이 외에도 흔히 사용되는 다른 종류의 플로 차트에는 다음이 포함됩니다.

• PERT 차트

• 워크플로 플로 차트

• 스윔레인 다이어그램

• 데이터 플로 다이어그램(Data Flow Diagram, DFD)

• 프로세스 플로 다이어그램(Process Flow Diagram, PFD)

• 비즈니스 프로세스 모형화 및 표기법(Business Process Model and Notation, BPMN 2.0)

• 규격 기술 언어(Specification and Description Language, SDL) 플로 차트

• 이벤트 기반 프로세스 체인(Event-Driven Process Chain, EPC) 플로 차트

Asana의 프로세스 문서화에 대한 기사에서 프로세스 문서 플로 차트를 찾아보실 수 있습니다. 흔히 사용되는 다른 플로 차트의 예시는 PERT 차트를 확인해보세요.

플로 차트를 만드는 방법

공책에 플로 차트를 그리든 플로 차트 템플릿을 사용하여 공식적인 프로세스를 계획하든 실용적이고 유용한 플로 차트를 만들기 위해 따라야 할 5가지 단계가 있습니다.

1. 목적과 범위를 정의합니다. 그림판으로 향하거나 플로 차트 제작 툴을 열기 전에 프로젝트 범위와 프로세스의 목적을 정의하세요. 프로젝트를 통해 무엇을 달성해야 하며 적절한 시작일과 종료일은 언제일지 자문해 보세요.

2. 작업을 시간 순서대로 배치합니다. 만드는 플로 차트의 종류에 따라 기존 문서를 검토하거나 과거 경험에 대해 팀원들을 인터뷰하거나 기존의 프로세스를 살펴봐야 할 수 있습니다. 첫 플로 차트의 초안을 만들기 전에 이러한 단계 중 일부를 목록으로 작성하면 도움이 될 수 있습니다.

3. 작업을 종류와 플로 차트의 기호별로 정리합니다. 모든 작업을 작성하고 시간 순서대로 정리한 후에는 작업에 상응하는 기호를 배정하여 플로 차트를 그릴 준비를 마치세요.

4. 플로 차트를 그립니다. 손으로 그릴 수도 있고 플로 차트 제작 툴이나 소프트웨어를 사용하여 플로 차트를 만들어서 팀과 쉽게 공유할 수도 있습니다.

5. 플로 차트를 확인하고 개선합니다. 2명에서 필요에 따라 4명까지 여러 사람에게 플로 차트를 검토받으면 업무 지연이나 잠재적인 문제점을 찾는 데 도움이 되며, 프로세스가 시작되기 전에 플로 차트를 개선할 수 있습니다.

플로 차트 템플릿을 사용하여 생산성을 극대화하세요

플로 차트는 삶을 더 쉽게 만들기 위한 것입니다. 따라서 컴퓨터 프로그램이나 Lucidchart와 같은 앱 연동을 활용하여 플로 차트를 만들어 보세요. Lucidchart + Asana 연동으로 다이어그램, 플로 차트, 프로세스 맵을 Asana 프로젝트에 수월하게 삽입할 수 있습니다. 수천 가지 템플릿에서 원하는 템플릿을 선택하여 필요한 플로 차트를 모두 만들어 보세요.