Asana를 사용하여 연간 133주에 해당하는 근무 시간을 절약하고 있는 Zoom

코로나 확산 사태가 시작될 무렵, 기업에서 수상에 이르기까지 모든 사람이 Zoom 계정에 가입했습니다. Zoom은 선도적인 커뮤니케이션 제공 기업으로서 수백만의 회사, 친구, 가족을 화상, 음성, 채팅, 콘텐츠 공유 툴로 연결합니다. 특히 비즈니스에서 화상 회의는 고객과 직접 만날 수 없고 팀이 한 공간에서 함께 일할 수 없을 때 중요한 역할을 합니다.

Zoom은 2020년 1월 전 세계의 직원 수가 2,400여 명에서 2021년 6월 현재 5,700여 명으로 증가했으며 비즈니스 서비스 및 IT 부서에서 모든 직원을 연결해 주고 있습니다. 기술 프로그램 관리 선임 매니저인 Gregory Daniels는 IT 프로젝트 및 프로그램 관리에 중점을 둔 팀을 이끌고 있습니다. 그들은 Zoom의 Okta 롤아웃과 같은 시스템 변경 및 배포 그리고 전사적 Bring Your Own Device 프로그램을 감독합니다. 예산이 수백만 달러에 달하는 이러한 글로벌 이니셔티브는 회사의 모든 구성원에게 영향을 미칩니다.

Greg는 Zoom의 프로젝트 관리 문화를 발전시키기 위해 노력해 왔지만, Zoom에 합류했을 때 팀은 스프레드시트, 이메일, 업무 관리 플랫폼을 혼용하고 있던 탓에 협업에 어려움을 겪었습니다. 뒤죽박죽 상태에서 효과적으로 일하기가 어려웠습니다.

• 엔지니어링 팀과 개발 팀은 JIRA를 사용했지만 마케팅 팀과 영업 팀은 사용하지 않아 향후 출시될 기능에 대한 가시성을 확보하기가 어려웠습니다.

• 어떤 팀은 작업 요청을 여러 경로에서 받아 처리한 탓에 인바운드 프로젝트의 범위와 우선순위를 정하기가 어려웠습니다.

• 경영진에 상태 업데이트를 보고할 땐 지루한 과정을 거쳐 슬라이드 자료를 수동으로 업데이트하였습니다.

회사가 확장됨에 따라 더욱 효과적으로 커뮤니케이션할 수 있는 방법이 필요했습니다.

기술 팀과 비즈니스 팀을 연결하는 솔루션

Greg와 그의 IT 동료들은 업무 관리 플랫폼을 평가하기 시작했습니다. Zoom의 기술 팀과 비즈니스 팀을 통합하여 출시 직전의 혼란을 방지하는 것이 최우선 과제였습니다. Jira 연동이 가능하고 각 부서의 다양한 워크플로를 수용할 수 있을 만큼 유연한 플랫폼이 필요했습니다.

개인이 IT 부서의 도움 없이 툴에서 업무를 시작할 수 있는지도 중요했습니다. 실제로 Zoom의 직원 몇 백 명이 이미 스스로 Asana를 사용하고 있었습니다. 이 점은 유연성, 네이티브 Jira 연동, 시장을 선도하는 입지와 함께 IT 팀이 Zoom의 표준 플랫폼으로 Asana를 선택하는 데 도움이 되었습니다.

롤아웃: Zoom 방식으로 프로젝트를 관리하도록 가르치기

IT 부서는 처음에는 Asana를 5개 부서에 배포했으며, 관리자가 프로젝트를 플랫폼으로 가져오자 팀원들이 이를 따랐습니다. 쉽게 공유 가능한 링크로 모든 것을 포함하는 Asana 프로젝트에 액세스할 수 있는 기능과 함께 업무 중앙 집중화의 가치를 알게 되면서 점점 더 많은 팀들이 함께하기 시작했습니다. 또한 IT 부서는 월간 비즈니스 리뷰를 Asana로 옮겨 경영진의 지지를 얻었습니다.

Greg은 이렇게 말합니다. "Asana를 공식 툴로 지정하자마자 업무 관리 툴에 대한 억눌렸던 수요가 폭발했고 시간이 지남에 따라 더 많은 사람들이 Asana를 사용하는 것을 볼 수 있었습니다." 채택률이 증가하면서 Zoom이 Asana에서 일하며 절약한 시간이 전년 대비 200% 증가했습니다.

Greg의 팀은 Asana 도입을 기회로 삼아 사람들에게 일반적인 체계적 관리 기술과 업무를 완료하는 "Zoom의 방식"을 가르쳤습니다. “Asana는 사람들이 프로젝트를 관리하는 새로운 방법을 배울 수 있도록 돕는 교실입니다.” 라고 그는 말합니다. "우리는 기본적인 프로젝트 관리 기술과 반복과 확장이 가능한 방식으로 일하여 성과를 달성하는 방법을 가르치기 위해 이를 사용합니다."

현재 Zoom에는 각 부서마다 그룹의 워크플로에 대해 신입 사원을 교육하는 Asana 전문가가 몇 명 있으며, Greg의 팀은 추가 교육을 받을 수도 있고 복잡한 프로젝트를 설계할 수도 있습니다. 그들은 종종 포트폴리오를 구성하고 프로젝트를 표준화하는 방법을 보여주는 예시로 보안 팀의 Asana 설정을 보여줍니다.

Asana에서 기술 팀과 비기술 팀이 협력하는 방법

Zoom의 모든 부서가 Asana를 단일 정보 소스로 사용하고 있습니다.

엔지니어링과 비즈니스의 연결 엔지니어링 팀은 Jira와 Asana를 동기화하여 일상적인 작업을 관리하므로 릴리스 때마다 마케팅을 업데이트할 필요가 없습니다. Greg은 "이렇게 해서 힘든 부분이 완전히 해결되었어요." 라고 말합니다.

마케팅 전 세계적으로 분산된 마케팅 팀은 Asana를 사용하여 캠페인과 이벤트를 계획하고 Zoom의 다른 팀의 인바운드 요청을 관리합니다.

비즈니스 서비스 및 IT IT는 Bring Your Own Device 프로그램과 같은 글로벌 롤아웃 및 시스템 변경에 Asana를 사용하는데, 이 프로그램은 90%가 넘는 등록률을 달성했습니다. Greg은 "Asana 덕분에 변경 관리가 쉬워졌습니다." 라고 말합니다. "우리는 Zoom 직원이 프로그램을 이해하는 데 필요한 작은 하위 작업을 전부 추적할 수 있었습니다. 업무가 너무 많아서 스프레드시트로는 좋은 효과를 낼 수 없었어요."

보안 보안 팀은 Asana를 사용하여 프로젝트를 실시간으로 최신 상태로 유지하므로 모든 사람이 자신의 상태를 확인할 수 있습니다. 이는 최대 20명에 달하는 협업 참여자와 더 많은 이해관계자가 참여하는 팀의 대규모 기술 구현 및 전사적 롤아웃에 필수적입니다. 팀은 포트폴리오를 사용하여 지속적인 대규모 이니셔티브를 구성하고 해당 이니셔티브 내의 프로젝트를 포트폴리오 내에 중첩합니다.

팀은 Asana의 표준 기능을 사용하지만 이를 프로세스에 맞게 유연하게 조정할 수 있습니다.

프로젝트는 정보 소스가 되고 프로젝트 개요에서 목표, 범위, 시간, 비용에 대한 맥락을 확인할 수 있기 때문에 아무도 프로젝트 매니저에게 물어볼 필요가 없습니다.

포트폴리오는 프로그램별로 프로젝트를 그룹화하고, 팀의 업무량과 실행 가능 여부를 명확히 하며, 관리자가 하나의 보기에서 상태를 모니터링할 수 있도록 해 줍니다.

Jira Cloud와 같은 연동으로 기술 팀과 비즈니스 팀을 연결합니다. Zoom 연동을 사용하면 회의 참석자가 Zoom 미팅에서 Asana 작업에 메모를 남길 수 있습니다. Zapier 연동은 워크플로의 단계를 자동화하는 데 도움이 되며, Google 드라이브 연동은 파일을 소속된 프로젝트에 연결합니다.

양식은 여러 팀이 하나의 채널에서 내부 소스의 인바운드 요청을 수집하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어, Sales Ops Enablement의 콘텐츠 제작 팀은 표준 Asana 양식에서 모든 정보를 미리 수집합니다. Greg은 이렇게 말합니다. "첫날부터 프로세스가 실행됩니다. 양식 링크를 공유하고, 요청과 범위를 확실하게 접수하고, 예상 마감일을 제시합니다."

Asana 양식에서 필드를 변경하여 프로세스를 빠르게 반복할 수 있습니다. Zoom 직원은 매월 거의 900개의 양식을 제출하며, 이로 인해 회사에서 연간 약 335일의 근무 시간을 절약할 수 있습니다.

템플릿은 신규 프로젝트의 출발점을 제공하여 시간을 절약하고 단계를 잊어버리지 않도록 합니다. Greg은 "Asana 템플릿을 사용하면 1시간 걸리는 프로젝트 계획이 15분~20분에 끝납니다. 킥오프 미팅에 걸리는 시간이 1시간에서 반으로 줄어들고요. 시간 절약 효과가 상당합니다.”라고 말합니다.

Zoom을 사용하면 연간 667일의 근무 시간을 절약할 수 있습니다

오늘날 Zoom은 양식, 댓글, 템플릿 등과 같은 Asana 기능을 사용하여 연간 약 667일의 근무일을 절약하고 있습니다. 이는 일반적인 주 40시간 근무를 기준으로 2년 이상의 시간에 해당합니다.

어떤 팀은 경영진의 프레젠테이션 슬라이드를 수동으로 업데이트하지 않고, 포트폴리오를 사용하여 모든 이니셔티브를 전체적으로 조망할 수 있습니다. 또한 그룹이 유사한 프로젝트를 진행할 때 쉽게 파악할 수 있으므로 업무를 통합하고 업무 활동을 결집할 수 있습니다.

집중 탐구 인덱스에 따르면 이러한 중복 작업은 흔히 발생하며, 지식 근로자는 이미 완료된 작업에 시간의 13%를 사용합니다. 이런 문제는 여러 가지 앱을 사용하여 업무를 처리할 때 발생할 가능성이 높습니다. 그러나 Zoom에서는 프로젝트 관리를 일원화하여 불필요한 중복 문제를 해결합니다.

모든 일정, 작업, 커뮤니케이션을 한 곳에서 진행하면 원격 협업이 더 쉬워집니다.

체계적 관리와 규율이 기업의 성장을 돕습니다

Zoom의 프로젝트 관리 능력이 계속 성장하면서 Greg의 팀과 같은 그룹이 회사에서 늘어나게 되었습니다. 그들은 Zoom의 업무 처리 방식을 계속해서 널리 알리고 혁신하여 모든 사람이 신속하고 규모에 맞게 일할 수 있도록 지원합니다.

Zoom의 직원들은 Asana로 협업하면서 팀 간의 거리를 좁힐 수 있었습니다. 마치 이들이 자신의 제품 덕분에 동료와 사랑하는 사람, 심지어 총리와의 거리까지 좁힐 수 있었던 것처럼요.