Modello di pianificazione evento

Quando si pianifica un evento, le variabili da gestire sono tante. Tra la definizione del budget, la negoziazione con i fornitori e il coordinamento delle attività in vista del grande giorno, c'è molto da fare prima che l'evento abbia luogo. 

Affinché la pianificazione proceda senza intoppi, è necessario organizzare tutte le attività e i dettagli in un unico posto facilmente accessibile. Il modello di pianificazione degli eventi di Asana ti consente di visualizzare chiaramente la cronologia dell'evento e di collaborare con facilità, in modo da poter pianificare in modo efficiente.

Cos'è un modello di pianificazione degli eventi?

Un modello di pianificazione degli eventi è uno schema duplicabile che aiuta a semplificare il processo di organizzazione di un evento, fornendo un unico posto dove gestire e monitorare i dettagli. Il modello di pianificazione degli eventi di Asana include sezioni e campi personalizzati integrati per monitorare le attività e i dettagli dell'evento in programma. Promuove la coerenza poiché consente di replicare i flussi di lavoro relativi alla gestione degli eventi già esistenti. Ciò significa che puoi avere la certezza che il tuo team non salterà alcun passaggio, e tu potrai organizzare un evento perfetto. 

Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di un modello di pianificazione degli eventi?

Il nostro modello gratuito di pianificazione degli eventi ti consente di gestire tutti i dettagli in un unico posto facilmente accessibile, con la chiarezza che i fogli di calcolo statici non possono offrire. Dal monitorare il budget e comunicare con i fornitori al mantenere gli eventi nei tempi previsti, con il nostro modello tutti i tuoi eventi si svolgeranno senza intoppi. 

Inoltre, puoi duplicare il modello per ogni evento, invece di creare ogni volta un nuovo progetto. Ciò riduce il lavoro iniziale superfluo e fa sì che il tuo team segua gli stessi passaggi durante la pianificazione di eventi simili.

Di seguito elenchiamo altri vantaggi del nostro modello di pianificazione di eventi.

• Pianificare i costi prima dell'inizio dell'evento.

• Visualizzare il piano dell'evento in una cronologia.

• Creare una check-list interattiva per monitorare le attività e agevolare la pianificazione.

• Visualizzare facilmente quali attività dipendono da altre e rimuovere gli ostacoli prima che causino problemi di pianificazione.

• Condividere gli aggiornamenti di stato e l'avanzamento dell'evento direttamente dal progetto.

• Usare i traguardi per monitorare l'avanzamento della pianificazione. 

• Gestire in modo proattivo la lista de fornitori e le relazioni con gli invitati.

• Utilizzare le app integrate di Asana, come Outlook, Gmail e Slack, per trasformare i messaggi in attività e monitorare i documenti importanti.

• Gestire le attività di ogni giorno e i piani dell'evento da qualsiasi luogo con l'app per dispositivi mobili.

Quali dettagli di un evento è possibile gestire con il modello di pianificazione degli eventi di Asana?

Il nostro modello di pianificazione degli eventi è precompilato con sezioni e campi personalizzati che puoi utilizzare per gestire le informazioni importanti relative a un evento. Puoi anche creare le tue etichette personalizzate per monitorare altri dettagli di un evento, tra cui:

• la cronologia

• il budget

• i contratti dei fornitori e altri documenti importanti

• la lista degli invitati

• i dettagli logistici indispensabili (ad es., quando devono essere completate le attività e quali sono i team responsabili)   

• le attività e il programma del giorno dell'evento

• eventuali valutazioni o resoconti sulle prestazioni una volta concluso

Come usare il modello di pianificazione degli eventi di Asana

Dopo aver scaricato il nostro modello di pianificazione degli eventi, utilizzarlo è facile. Crea una copia del modello e personalizzala per allinearlo al tuo prossimo evento. 

Per iniziare segui i passaggi indicati di seguito.

1. Inizia dal modello di pianificazione degli eventi e personalizzalo per soddisfare le esigenze del tuo evento specifico. Assegna al progetto un nome univoco in linea con il tuo evento e compila la descrizione del progetto con una panoramica accurata dell'evento e del suo scopo.

2. Organizza le attività in sezioni che corrispondono alla cronologia dell'evento. Il nostro modello è precompilato con sezioni che puoi arricchire o modificare in base al programma del tuo evento. 

3. Aggiungi attività e date di scadenza all'interno di ogni sezione per definire ciò che il tuo team deve fare con l'avvicinarsi dell'evento. Utilizza i traguardi per monitorare le tappe principali e assegna dipendenze per indicare quali attività devono essere completate prima che altre possano iniziare. 

4. Mantieni aggiornati i membri interni e gli stakeholder esterni per garantire visibilità e senso di responsabilità. Assegna attività ai membri del team e invita i contatti esterni dell'evento, ad esempio fornitori o appaltatori, a collaborare. Il fornitore non è su Asana? Nessun problema: utilizza le nostre integrazioni di app, come Gmail e Outlook, per trasformare messaggi ed email in attività. 

5. Utilizza la nostra vista cronologia per una panoramica del programma del tuo evento. Monitora l'avanzamento per assicurarti che il programma dell'evento rispetti le tempistiche, riorganizza facilmente le date di scadenza man mano che le priorità cambiano e individua conflitti di programmazione prima che si verifichino.

6. Condividi i progressi nel modello con gli aggiornamenti di stato, per mantenere il tuo team sulla stessa lunghezza d'onda ed eliminare i compartimenti stagni nella comunicazione. 

7. Fai in modo che il grande giorno si svolga senza intoppi gestendo il programma della giornata direttamente su Asana e tramite l'app per dispositivi mobili di Asana.

Integrazioni e app da utilizzare con il modello di pianificazione degli eventi di Asana

Le funzionalità e le app integrate di Asana aiutano i team a coordinarsi e a comunicare in merito all'evento in programma, e a monitorare documenti e informazioni importanti, il tutto senza uscire da Asana. 

Funzionalità integrate

1. Vista cronologia. La vista cronologia è una vista di progetto in stile Gantt che visualizza tutte le tue attività in un grafico a barre orizzontali. Non solo potrai vedere le date di inizio e di fine di tutte le attività, ma anche le relative dipendenze. Con la vista cronologia, potrai monitorare con facilità le relazioni tra i vari elementi del tuo piano. Inoltre, quando tutto il tuo lavoro viene visualizzato in un unico posto, è facile identificare e risolvere i conflitti di dipendenza prima che si verifichino, per rispettare i tempi previsti per i tuoi obiettivi. 

2. Traguardi. I traguardi costituiscono le tappe chiave del tuo progetto. La definizione dei traguardi intermedi del progetto consente di mantenere informati i membri del team e gli stakeholder sullo stato di avanzamento. Usa i traguardi come un'opportunità per festeggiare i piccoli successi lungo il percorso verso l'obiettivo principale del progetto. 

3. Dipendenze. Contrassegna un'attività come in attesa di un'altra attività con le dipendenze. Se sai che il tuo lavoro sta bloccando quello di altri, puoi stabilire delle priorità. I team con flussi di lavoro collaborativi possono verificare quali attività stanno attendendo da altri e sapere quando iniziare la loro parte del lavoro. Quando la prima attività viene completata, l'incaricato verrà avvisato che può iniziare la propria attività dipendente. O, se l'attività da cui dipende il tuo lavoro viene riprogrammata, Asana ti invierà una notifica, permettendoti così di aggiornare la tua scadenza. 

4. Aggiornamenti sullo stato del progetto. Di' addio allo spulciare tra più strumenti per trovare informazioni sullo stato di un progetto o al partecipare a un'altra riunione per qualcosa che avrebbe potuto essere discusso in un'email. Gli aggiornamenti sullo stato dei progetti di Asana non sono solo più facili da usare, ma sono anche collegati direttamente al lavoro svolto dal tuo team. Ciò consente ai membri del team di accedere facilmente a informazioni aggiuntive sul progetto, come il piano di progetto, il piano di comunicazione, gli obiettivi del progetto, i traguardi, i risultati finali e altro ancora. In definitiva, i resoconti sullo stato del progetto riducono il lavoro manuale, centralizzano le informazioni e tengono tutti aggiornati. 

App consigliate

1. Gmail. Grazie all'integrazione di Asana per Gmail, puoi creare attività di Asana direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. Qualsiasi attività creata da Gmail includerà automaticamente il contesto della tua email, così che nulla ti sfugga. Hai bisogno di fare riferimento a un'attività di Asana mentre componi un'email? Invece di aprire Asana, usa l'add-on di Asana per Gmail per cercare quell'attività direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. 

2. Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni su Slack in attività e commenti facili da monitorare su Asana. Passa da domande veloci e azioni da attuare ad attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro su Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack. 

3. Microsoft Teams. Con l'integrazione Microsoft Teams + Asana, puoi cercare e condividere le informazioni di cui hai bisogno senza uscire da Teams. Collega facilmente le conversazioni di Teams agli elementi utilizzabili su Asana. Inoltre, crea, assegna e visualizza le attività durante una riunione di Teams senza dover passare al browser.

4. Outlook. Mano a mano che ricevi email con le attività di cui dovrai occuparti, come la revisione del lavoro della tua agenzia o la richiesta di un progetto grafico da un partner, puoi creare attività in Asana direttamente da Outlook. Puoi assegnare la nuova attività a te o a un collega del team, impostare una data di scadenza e aggiungerla a un progetto in modo che sia collegata ad altre attività pertinenti. 

Domande frequenti