Modello di agenda giornaliera

Pianificare la tua giornata non significa solo annotare le cose da fare che sono in programma. Un'agenda giornaliera ben organizzata dovrebbe includere le tue attività di ogni giorno, così come la loro priorità, stato, data di scadenza e altro ancora. 

Non sai come organizzarti? Prova a usare un'agenda giornaliera digitale. 

Cos'è un'agenda giornaliera?

Un'agenda giornaliera, come dice il nome, è uno strumento per monitorare tutte le attività che devi svolgere ogni giorno, grandi o piccole che siano. Le agende giornaliere ti consentono di avere una visione globale delle tue attività di tutti i giorni, semplificando la pianificazione e l'assegnazione delle priorità alle tue attività ed evitando che vengano trascurate. Con un'agenda giornaliera, sai sempre cosa ti aspetta durante la giornata, dalle riunioni del team alle attività veloci fino a quelle difficili. Un punto a favore dell'organizzazione.

Cos'è un modello di agenda giornaliera?

Come avrai immaginato, un modello di agenda giornaliera (noto anche come modello di pianificazione giornaliera) è un modello predefinito per creare e organizzare le tue attività quotidiane. I modelli di agenda giornaliera digitale sono modificabili e riutilizzabili, il che semplifica l'organizzazione del lavoro e di ciò che deve essere fatto e quando. Con un modello di agenda giornaliera digitale, puoi iniziare velocemente la tua giornata, assicurandoti al contempo di non tralasciare nulla.

Vantaggi dell'utilizzo di un modello di agenda giornaliera digitale

Probabilmente hai già utilizzato un'agenda giornaliera cartacea in passato. D'altro canto, chi può resistere all'effetto che fa una nitida pagina bianca o un calendario rilegato in modo professionale? Ma siamo onesti: le agende cartacee saranno pure esteticamente piacevoli, però non sempre sono funzionali. Hanno grossi limiti, come la mancanza di spazio. Inoltre, non sono personalizzabili e non ti consentono di allegare un contesto alle tue attività, due elementi essenziali per rimanere organizzati. 

Ecco perché i modelli di agenda giornaliera digitale sono pratici, in quanto sono personalizzabili e puoi organizzarli in base al tuo modo di lavorare. Vuoi una vista minimalista del tuo calendario giornaliero generale? Nulla di più facile. Preferisci suddividere le tue attività in una pianificazione oraria? Non c'è problema.

Quando crei un modello di agenda giornaliera digitale in uno strumento di gestione dei progetti (invece di utilizzarne uno stampabile), puoi:

• monitorare tutte le tue attività in un unico posto

• monitorare la priorità di ogni attività 

• organizzare (e riordinare) facilmente l'elenco delle cose da fare in base alla priorità di ogni attività 

• collegare le tue attività di ogni giorno a obiettivi più ampi

• aumentare la produttività e ridurre i rinvii

• ottimizzare la gestione del tempo

• collaborare con i membri del team

• monitorare le attività che hai completato 

• monitorare i tuoi progressi 

• vedere le nuove attività aggiunte in tempo reale 

Come creare il tuo modello di agenda giornaliera digitale

Prima di organizzare le tue giornate, assicurati che il tuo modello ti consenta di personalizzare il tuo programma come meglio preferisci. Assicurati che ti permetta di aggiungere etichette alle tue attività come stato, impegno, priorità o categoria, aspetti che renderanno più facile pianificare la tua giornata una volta che inizi ad aggiungere attività all'elenco.

Cosa includere nel tuo modello di agenda giornaliera

Fin qui, abbiamo coperto le basi. Ora che sai cos'è un modello di agenda giornaliera e perché dovresti usarne uno, vediamo cosa dovresti includervi. 

Il modo in cui strutturi il tuo modello dipende da te e dal tuo modo di lavorare. Per creare un modello di base, inizia aggiungendo le cose da fare della giornata, come riunioni, follow-up e azioni da realizzare. Porta poi il tuo programma di lavoro al livello successivo contrassegnando le tue attività con le informazioni necessarie per tenerle organizzate. Le etichette delle attività che puoi utilizzare includono: 

• priorità

• data di scadenza 

• categoria 

• impegno 

• stato 

Come organizzare il tuo modello di agenda giornaliera

Dopo aver aggiunto e contrassegnato le tue attività quotidiane con le giuste etichette, fa' un ulteriore passo avanti nella pianificazione ordinandole con i campi personalizzati. Forse sei il tipo di persona alla quale piace portare a termine attività minori al mattino e tenere quelle che richiedono un maggiore impegno per mezzogiorno. O forse preferisci visualizzare le attività in base alla loro importanza, in modo da assicurarti di dare priorità al lavoro che conta. Organizzare la tua agenda quotidiana in base al tuo stile di lavoro favorisce la tua concentrazione e produttività. In fin dei conti, la tecnologia dovrebbe adattarsi alle tue esigenze. 

Puoi organizzare il tuo modello di agenda giornaliera per: 

• tipo o categoria di attività

• blocchi di tempo

• priorità dell'attività

Suggerimenti per l'utilizzo di un modello di agenda giornaliera virtuale

Le agende giornaliere stampabili, i fogli di lavoro e gli elenchi di cose da fare su note adesive sono cose del passato. Le agende giornaliere digitali ti consentono di personalizzare il tuo flusso di lavoro e di accedere al tuo programma ovunque tu sia. E, a differenza delle agende fisiche, non c'è il rischio di smarrirne una virtuale. 

Ecco alcuni suggerimenti e trucchi per organizzare il tuo lavoro utilizzando un'agenda giornaliera digitale:

• usa un linguaggio chiaro e specifico 

• crea attività realizzabili e assegna loro una data di scadenza

• ordina il tuo lavoro in maniera dinamica

• usa la vista elenco del modello per ottenere una panoramica generale delle attività che hai in programma

• imposta attività ricorrenti per automatizzare il flusso di lavoro 

• assegna dei colori e delle etichette alle attività per una maggiore chiarezza 

• integra le tue app preferite per snellire il lavoro 

• organizza le tue attività in sezioni 

• visualizza il tuo programma giornaliero in una griglia (come una bacheca Kanban)

• tieni tutto in un unico posto allegando documenti o immagini alle tue attività 

• aggiungi membri del team per fornire visibilità 

Funzionalità integrate

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione.

• Date d'inizio. A volte non hai solo bisogno di monitorare la scadenza di un'attività, ma devi anche sapere quando dovresti iniziare a lavorarci. Gli orari e le date di inizio danno ai membri del tuo team un'idea chiara di quanto tempo dovrebbe richiedere ogni attività per essere completata. Utilizza le date di inizio per impostare, monitorare e gestire il lavoro, al fine di allineare gli obiettivi del team ed evitare che le dipendenze sfuggano al controllo.

• Le mie attività. È questa una visualizzazione personalizzata che ti mostra ogni attività che ti viene assegnata, a prescindere dal progetto o dal team a cui appartiene. Visualizzando tutte le cose che devi fare in un unico posto, puoi ordinare e assegnare priorità al lavoro e assicurarti che nulla venga trascurato. Le mie attività ti consente di alternare tra le viste elenco, bacheca e calendario, così che puoi lavorare nel modo che preferisci.

• Automazione. Automatizza il lavoro manuale, in modo che il tuo team dedichi meno tempo alle attività improduttive e più tempo a quelle per cui lo hai assunto. Le regole su Asana funzionano sulla base di trigger e azioni, vale a dire "quando accade X, fai Y". Usa le regole per assegnare automaticamente il lavoro, modificare le date di scadenza, impostare campi personalizzati, avvisare gli stakeholder e altro ancora. Dalle automazioni ad hoc a interi flussi di lavoro, le regole restituiscono al tuo team il tempo necessario per il lavoro qualificato e strategico.

App consigliate

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

• Gmail. Con l'integrazione di Asana per Gmail, puoi creare attività Asana direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. Qualsiasi attività creata su Gmail includerà automaticamente il contesto della tua email, in modo da non lasciarti sfuggire nulla. Hai bisogno di fare riferimento a un'attività Asana mentre componi un'email? Invece di aprire Asana, usa l'add-on di Asana per Gmail per cercare quell'attività direttamente dalla posta in arrivo di Gmail.

• Zoom. Asana e Zoom stanno collaborando per aiutare i team a sfruttare al meglio le riunioni. L'integrazione di Zoom + Asana semplifica la preparazione delle riunioni, consente di tradurre le conversazioni in azioni e di accedere alle informazioni al termine della riunione. Le riunioni iniziano su Asana, con gli ordini del giorno condivisi per fornire visibilità e contesto su quello che verrà discusso. Durante la riunione, i membri del team possono creare rapidamente attività all'interno di Zoom, in modo da non dimenticare nessun dettaglio e nessuna azione da attuare. E a riunione terminata, l'integrazione di Zoom + Asana consente di esportare su Asana le trascrizioni e le registrazioni della riunione, in modo che tutti i collaboratori e gli stakeholder possano rivedere la riunione quando necessario.

• Clockwise. Con l'integrazione Clockwise + Asana, puoi aggiungere le attività di Asana come blocchi di tempo nel tuo calendario di Google. L'integrazione Clockwise + Asana consente di definire la durata delle attività, quando verranno svolte e se Clockwise può riprogrammarle automaticamente. Aggiungi le attività al tuo calendario e trova il tempo per portare a termine il tuo lavoro.

Domande frequenti