I tre punti essenziali della gestione del lavoro

Coordinare il lavoro tra vari team può essere caotico, soprattutto se devi cercare tra email o app di messaggistica per trovare le informazioni. Senza un sistema centralizzato per pianificare, organizzare e svolgere il proprio lavoro, la confusione e il caos possono aumentare, facendo sì che i team procedano lentamente, non rispettino le scadenze e non raggiungano gli obiettivi più ambiziosi. Il lavoro a distanza può aggravare questo problema e causare stress.

Fortunatamente, tu e il tuo team potete superare questi ostacoli, indipendentemente dal fatto che lavoriate insieme in un ufficio o da remoto e in diverse sedi nel mondo. È qui che entrano in gioco la gestione del lavoro e i sistemi di gestione del lavoro.

Con così tante opzioni disponibili, può risultare difficile sapere cosa cercare in uno strumento. Alla fine di questa guida, saprai esattamente di cosa hai bisogno per aiutare il tuo team a rimanere sincronizzato, rispettare le scadenze e raggiungere gli obiettivi.

Cos'è la gestione del lavoro e come può aiutare il team a collaborare?

Per preparare rapidamente il terreno prima di approfondire come un sistema di gestione del lavoro può aiutare il tuo team a essere più produttivo, definiamo esattamente cos'è la gestione del lavoro. Ecco cosa pensiamo in Asana:

La gestione del lavoro è un approccio sistematico alla strutturazione dei flussi di lavoro di un'organizzazione (ad esempio progetti, processi in corso o attività di routine), allo scopo di fornire la chiarezza di cui i team hanno bisogno per raggiungere i propri obiettivi più rapidamente. Si tratta di coordinare le persone e il lavoro a ogni livello dell'organizzazione, garantendo così che tutti dispongano delle informazioni di cui hanno bisogno per portare a termine i lavori più importanti.”

Fondamentalmente, la gestione del lavoro, al contrario della gestione dei progetti, è qualcosa di più che semplicemente passare alla prossima attività o lavorare per un singolo risultato finale. È un modo ampio di vedere come tu e il tuo team lavorate, sviluppando processi e creando piani di lavoro per un migliore coordinamento a lungo termine nell'intera organizzazione.

Inoltre, la gestione del lavoro permette di tenere conto della situazione dell'azienda nel suo insieme. Ciò consente di comprendere il collegamento tra le diverse attività e fa sì che ciascun membro del team sappia in che misura il proprio lavoro contribuisce al raggiungimento degli obiettivi generali dell'organizzazione. La gestione del lavoro può aiutare a responsabilizzare il tuo team e aumentarne la motivazione.

Abbiamo scoperto che aiutare un team a comprendere l'effettivo impatto che il proprio lavoro ha sull'organizzazione contribuisce a mantenere alto il coinvolgimento delle persone nel corso di un progetto.”

Ma com'è la gestione del lavoro all'atto pratico? Analizziamo i tre pilastri di un sistema di gestione del lavoro per vedere come implementarlo e come rende la collaborazione più fluida e meno stressante.

Primo pilastro: elementi organizzativi di un sistema di gestione del lavoro

A prescindere da settore o azienda, ci sono tre elementi fondamentali che definiscono il lavoro e un piano di lavoro all'interno di un team o di un'organizzazione:

• attività

• progetti

• portfolio

Uno strumento di gestione del lavoro consente a team e organizzazioni di pianificare, organizzare svolgere facilmente il proprio lavoro in base a questi elementi fondamentali. Analizziamo più a fondo ciascuno di essi.

Le attività sono dei compiti singoli, come un primo round di modifiche al post di un blog o la revisione del codice scritto da un collega. Possono essere ricorrenti, come la creazione di un resoconto mensile, o discrete, come l'aggiornamento di una pagina del sito web. Indipendentemente dal tuo lavoro o dal progetto a cui sta lavorando il tuo team, un'attività ben organizzata deve fornire chiarezza su tre cose: chi, cosa e quando. Sembra elementare, ma se le attività vengono create e assegnate senza questi tre elementi chiave dovrebbero essere eliminate immediatamente, in quanto la mancanza di responsabilità creerà confusione.

Quando sono raggruppate insieme, le attività costituiscono un progetto. I progetti rappresentano l'obiettivo più ampio che un team sta cercando di raggiungere, come il lancio di un nuovo prodotto o l'avvio di una campagna di promozione del marchio. In altre parole, tutti i progetti, non importa quanto grandi o piccoli, sono semplicemente composti da singole attività (poche o molte).

I portfolio sono gruppi di progetti e consentono ai manager (o ai singoli collaboratori coinvolti in più progetti) di monitorarne i progressi. Ciò crea trasparenza e fiducia nei team, dando vita a un coordinamento senza soluzione di continuità a tutti i livelli, dai dirigenti esecutivi ai manager, fino ai singoli collaboratori. Un portfolio di progetti in un sistema di gestione del lavoro ti offre una panoramica dell'intera iniziativa e ti consente di approfondire i singoli progetti, fino al livello delle attività, per vedere a cosa stanno lavorando tutti i membri del team.

I migliori sistemi di gestione del lavoro uniscono questi tre elementi, promuovendo chiarezza e responsabilizzazione a ogni livello delle iniziative più importanti. Senso di responsabilità e chiarezza sono i primi passi per ridurre lo stress e favorire i progressi. Un sistema di gestione del lavoro crea la struttura e mantiene tutto, dai piccoli dettagli al quadro generale, in un unico posto.

Secondo pilastro: viste dinamiche in un sistema di gestione del lavoro

Sebbene una struttura globale sia importante per standardizzare il modo in cui le informazioni inerenti il lavoro vengono raccolte e organizzate (es. attività, progetti e portfolio di progetti), un sistema di gestione del lavoro con modalità dinamiche di visualizzazione di tali informazioni può aumentare ulteriormente l'efficienza del tuo team. La visualizzazione dinamica offre a ognuno la possibilità di visualizzare le attività e di operare come preferisce, ma sempre in un modo adatto al sistema di gestione del lavoro del tuo team.

A livello individuale, le persone dovrebbero essere in grado di visualizzare le proprie attività in modo semplice e chiaro, senza il disordine di un grande progetto. Che si tratti di una vista elenco o calendario, tutti hanno bisogno di un posto dove vedere le loro "cose da fare" in un modo che funzioni per loro e renda facile concentrarsi sulle priorità principali. Questo aiuta le persone a organizzare la giornata, monitorare il proprio carico di lavoro e assegnare la priorità alle attività.

A livello di progetto, alcuni tipi di visualizzazione sono più adatti ad altri in base alla natura del progetto stesso. Per un evento con una lunga serie di attività brevi ma importanti è probabilmente più adatta una vista elenco. Per un flusso di lavoro agile, come lo sviluppo web, potrebbe essere più utile una vista bacheca, mentre per un calendario dei contenuti quella... calendario, ovviamente!

Per progetti grandi e complessi che coinvolgono molte parti interessate e partner interfunzionali, è importante disporre di un sistema di gestione del lavoro che consenta alle persone di cambiare il modo di visualizzare le informazioni. Un responsabile del marketing di prodotto potrebbe, ad esempio, voler vedere tutti i risultati finali in una vista elenco un giorno e in una vista cronologia quello successivo, per assicurarsi che le date di scadenza di tutti si allineino nella maniera giusta.

In fin dei conti, non esiste un modo giusto o sbagliato di visualizzare i progetti. Ciò che conta di più è disporre di un sistema di gestione del lavoro che sia flessibile e consenta al tuo team di utilizzare le viste più utili al momento.

Terzo pilastro: automatizzare i processi con un sistema di gestione del lavoro

Gran parte del lavoro che svolgiamo implica processi continui o ripetitivi e a volte non ce ne rendiamo nemmeno conto. Automatizzando processi semplici con un sistema di gestione del lavoro, puoi velocizzare i flussi di lavoro, ridurre gli errori e fornire chiarezza al tuo team.

Se pensiamo, per esempio, ai lanci di prodotti, la maggior parte di essi segue gli stessi passaggi, anche se non coinvolgono le stesse persone. E se potessi creare dei modelli di progetto? Un sistema di gestione del lavoro ti consente di creare un modello per i progetti e i processi che il tuo team esegue spesso, in modo da non dover partire ogni volta da zero. Ciò garantisce inoltre che nessuno del tuo team si perda passaggi critici, come ottenere l'approvazione del budget o del materiale pubblicitario della campagna. Certo, ogni progetto ha le sue peculiarità, ma non devi reinventare ogni volta la ruota, il che dà al tuo team più tempo e offre una migliore comprensione dei processi.

Alcuni sistemi di gestione del lavoro, come Asana, ti consentono anche di automatizzare alcune delle attività minori che portano via tempo al tuo team, come assegnare il lavoro al collega del team giusto, impostare o modificare le date di scadenza e consegnare il lavoro quando dovuto. Con un sistema di gestione del lavoro con funzionalità di automazione, l'ottimizzazione di molti processi garantisce che nessuno perda passaggi critici e aiuta il tuo team a procedere più rapidamente.

Collabora in modo più efficace con un sistema di gestione del lavoro

Con un sistema di gestione del lavoro, sia tu che il tuo team potete vedere l'intero sistema nel quale operate e smettere di agire su input o lavorare a un solo progetto alla volta. Quando hai a disposizione una panoramica di tutto ciò che sta accadendo e di come il tuo lavoro si collega a iniziative più ampie, il tuo team può diventare più efficiente e sentirsi meno stressato.

Siamo produttivi quando pensiamo non solo alla soluzione a breve termine, ma al sistema a lungo termine. Siamo produttivi se non ci limitiamo a spegnere gli incendi, ma pensiamo anche ai sistemi che devono essere implementati o ai processi che potrebbero essere migliorati.”

Invece di chiederti chi sta facendo cosa e per quando, cercare un documento nelle email o provare a ricordare come il tuo team ha pianificato l'ultimo progetto, con la giusta gestione del lavoro puoi avere tutto sotto controllo. Con un'unica fonte di riferimento, tu e il tuo team potete creare piani di lavoro solidi con la consapevolezza di sapere chi è responsabile di cosa e ottenere di più con meno stress.