Piano di 30-60-90 giorni: come effettuare facilmente l'onboarding dei nuovi dipendenti

È universalmente riconosciuto che i primi 90 giorni di lavoro in una nuova azienda possono intimorire. Si sa inoltre che non è colpa di un'unica persona o di un unico programma. C'è molto da imparare per i nuovi membri del team, tra cui utilizzare nuovi strumenti, capire le norme del team e regolare le proprie aspettative. Tuttavia, comunicando ai nuovi dipendenti linee guida e aspettative, darai loro la possibilità di partire subito col piede giusto.

Un piano di 30-60-90 giorni è la guida che serve ai neoassunti per affrontare il processo di onboarding. Questo piano d'azione aiuta i membri del tuo team a definire obiettivi raggiungibili e a completare attività fondamentali mentre si abituano al nuovo ruolo. In questo articolo, definiremo gli elementi di un piano di 30-60-90 giorni e spiegheremo perché averne uno è un vantaggio.

Cos'è un piano di 30-60-90 giorni?

Un piano di 30-60-90 giorni definisce i primi 90 giorni di lavoro di un nuovo dipendente e gli consente di familiarizzare con le politiche aziendali, il lavoro del team e gli obiettivi. Dopo averlo letto, il neoassunto dovrebbe essere in grado di comprendere i traguardi e i deliverable previsti per i primi 90 giorni, oltre agli obiettivi SMART a lungo termine.

Di seguito presentiamo una serie di possibili benchmark.

• Giorni 1–30: durante i primi 30 giorni, il nuovo dipendente segue un'intensa formazione relativa al ruolo che andrà ad assumere. Durante questo periodo, impara il più possibile riguardo le politiche aziendali, la struttura del team e le responsabilità del ruolo. 

• Giorni 31–60: i successivi 30 giorni rappresentano l'opportunità per il nuovo dipendente di mettere in pratica le cose imparate lavorando a nuove attività. Questo periodo di apprendimento è fondamentale, ma c'è anche la possibilità di sbagliare e imparare. 

• Giorni 61–90: il terzo mese di impiego è il periodo in cui il nuovo dipendente inizia a padroneggiare le competenze del suo ruolo e ciò significa che può iniziare a raggiungere gli obiettivi SMART definiti nel suo piano di 30-60-90 giorni. A questo punto, il neoassunto dovrebbe essere in grado di soddisfare le aspettative che sono state definite. 

Lo scopo di un piano di 30-60-90 giorni è far sì che un nuovo dipendente si senta il benvenuto in azienda e comprenda le responsabilità del proprio ruolo. Alcune parti del piano possono essere le stesse per tutti i nuovi assunti, ad esempio le politiche e le risorse aziendali, ma molte altre sono specifiche e relative ai ruoli e le responsabilità della persona in questione.

Che obiettivi dovrebbe raggiungere un nuovo dipendente nei primi 90 giorni?

Nei primi 90 giorni, il nuovo dipendente dovrebbe concentrarsi ad assimilare la cultura aziendale e padroneggiare le sue mansioni. Sebbene in questo primo periodo i nuovi dipendenti abbiano tempo per dare una mano in attività che non riguardano l'onboarding, gli obiettivi iniziali del nuovo dipendente dovrebbero riguardare l'acclimatarsi al nuovo lavoro.

Di seguito elenchiamo alcuni obiettivi che potresti chiedere di raggiungere al nuovo dipendente nei primi 90 giorni.

• Imparare la mission aziendale

• Conoscere la struttura organizzativa, inclusi i dirigenti e gli altri membri del team

• Comprendere le responsabilità del ruolo

• Comprendere la roadmap di progetto dall'inizio alla fine

• Definire obiettivi a breve termine che porteranno al raggiungimento di obiettivi a lungo termine

Dovresti organizzare una valutazione delle prestazioni al termine dei primi 90 giorni, per analizzare i progressi del nuovo dipendente. Durante questo periodo, puoi dare un feedback costruttivo sulle attività che ha completato e su come può continuare a migliorare.

Come preparare un piano di 30-60-90 giorni

Solitamente, preparerai il piano di 30-60-90 giorni prima di effettuare l'onboarding del nuovo dipendente o appena dopo che avrà iniziato a lavorare. Di conseguenza, non saprai molto della sua personalità e dei suoi punti di forza. Invece di creare un piano che prenda in considerazione le capacità del nuovo membro del team, personalizzalo in base alle aspettative che hai per il neoassunto. 

Passaggio 1: fai domande

Quando assumi un nuovo dipendente, inizia a preparare il tuo piano di 30-60-90 giorni guardando al quadro generale e valutando in che modo questa persona ne fa parte. Fatti delle domande relative al ruolo, al processo di onboarding e al team. Di seguito elenchiamo alcune domande per iniziare il brainstorming.

• Che tipo di bisogno speri che questa persona soddisferà? 

• Quale problema specifico deve risolvere la persona che hai assunto?

• Cosa dovrebbe sapere questa persona per lavorare bene?

• Quali saranno le responsabilità quotidiane del nuovo dipendente?

• In che modo il nuovo dipendente prenderà parte allo sviluppo del progetto?

Fondamentalmente, il piano di 30-60-90 giorni darà al neoassunto un'idea chiara di come saranno i suoi primi tre mesi al lavoro. Rispondere in anticipo a queste domande consente di metterlo nella posizione di lavorare bene e di migliorare le sue competenze per il ruolo.

Passaggio 2: definisci aspettative realistiche

Il piano di 30-60-90 giorni non è un elenco di attività quotidiane che il nuovo dipendente dovrà svolgere. Piuttosto, l'obiettivo è offrire a questa persona una panoramica del suo scopo all'interno dell'azienda.

Quando crei un piano di 30-60-90 giorni, dovresti ricordarti che c'è un limite a ciò che un nuovo membro del team può fare e imparare durante i primi mesi. Anche se hai alcune necessità pressanti da risolvere, cerca di non sovraccaricarlo di lavoro. 

Calcola quale sarebbe un carico di lavoro ragionevole e riducilo per almeno i primi 30 giorni. Devi mettere in conto che ci sarà una curva di apprendimento. Se, poi, scopri che il membro del team impara rapidamente, puoi assegnargli le attività che ritieni opportune. 

Passaggio 3: crea obiettivi SMART

Secondo uno studio del 2014 condotto da BambooHR, in media un'azienda perde un sesto dei nuovi dipendenti ogni mese per i primi tre mesi. Assegnare ai nuovi dipendenti obiettivi SMART appena entrano a far parte del team può aumentare la fidelizzazione, poiché consente loro di lavorare a un obiettivo misurabile. 

L'obiettivo specifico per il nuovo dipendente dipende dal suo ruolo e dal suo livello all'interno della gerarchia aziendale. Di seguito elenchiamo alcuni obiettivi SMART a 90 giorni per diversi tipi di dipendente.

• Autore: pubblicare tre articoli per uno dei nostri clienti. Questo obiettivo include seguire l'intero processo di pubblicazione dell'articolo, dal controllo qualità fino alle modifiche interne, le modifiche dei clienti e le modifiche definitive. 

• Assistenza clienti: collaborare coi membri del team per chiudere 30 ticket. Questo obiettivo include imparare come funziona il sistema informatico interno e risolvere una serie di problemi tecnologici imprevisti. 

• Agenzia: collaborare con gli stakeholder per scrivere un articolo promozionale. Quindi pubblicizzare l'articolo ai blogger e farlo pubblicare su almeno tre siti web che interessino al cliente.

Sebbene nei primi 90 giorni dei nuovi dipendenti ci si debba concentrare sul farli sentire a proprio agio nel nuovo ruolo, aggiungere obiettivi misurabili al piano di azione può dar loro un progetto a cui lavorare, in modo che non pensino che il loro unico scopo è affiancare gli altri. 

Passaggio 4: assegna un mentore

Il piano di 30-60-90 giorni non è un documento che consegnerai al nuovo dipendente per poi lasciarlo a portare a termine i propri compiti in autonomia. Il neoassunto dovrebbe usarlo come fonte di riferimento mentre collabora con te e altri membri del team per portare a termine le attività. 

Quando prepari il piano, assegna al nuovo dipendente un mentore, che possa offrire consigli o fare da guida. Questa persona sarà il suo punto di riferimento per qualsiasi domanda sorga nelle prime settimane. Un buon mentore può aiutare a indirizzare il nuovo dipendente, in modo che non si senta sopraffatto dal nuovo ambiente lavorativo.

Assicurati di assegnare al nuovo assunto un mentore che non sia il suo responsabile. In questo modo potrà avere qualcuno a cui fare domande relative alle sinergie e alle norme del team. In qualità di suo responsabile, potrai concentrarti sul dare istruzioni relative al quadro generale, riguardo agli obiettivi a lungo termine e alle best practice per collaborare in team.

Passaggio 5: programma revisioni regolari

Durante la creazione di un piano di 30-60-90 giorni, è importante ricordarsi di mantenere una certa flessibilità. Anche se pensi che il tuo piano definisca esattamente i traguardi che ti aspetti dal nuovo dipendente, non è detto che i primi 90 giorni vadano come previsto. 

Ad esempio, un altro team potrebbe aver bisogno del neoassunto appena una settimana dopo che ha iniziato a lavorare, una situazione che potrebbe far slittare gli obiettivi SMART che avevi definito inizialmente. È inoltre possibile che il nuovo dipendente impari più lentamente o velocemente di quanto ti aspettassi. Quando capisci che il piano è un abbozzo e non un programma, riuscirai a sentirti soddisfatto dell'impegno che ci hai messo per crearlo.

Elementi fondamentali di un piano di 30-60-90 giorni

I contenuti di un piano di 30-60-90 giorni sono specifici per il membro del team che entra a far parte della tua organizzazione. Tuttavia, la struttura dovrebbe essere più o meno uguale per tutti. Di seguito elenchiamo gli elementi fondamentali di un piano di 30-60-90 giorni.

• Mission aziendale: nella parte iniziale del piano di 30-60-90 giorni, descrivi brevemente la mission aziendale, in modo da far capire a grandi linee al nuovo dipendente ciò in cui crede l'azienda. 

• Punti di riferimento: possono includere informazioni relative alla cultura aziendale e spiegare i valori fondamentali della tua azienda. Ad esempio, potrebbero includere elementi come “Fai domande… Apprezza le relazioni… Mantieni una mentalità collaborativa… Metti la salute al primo posto…”.

• Conosci il team: in questa sezione, inserisci foto e piccole descrizioni delle persone con cui il nuovo dipendente lavorerà fianco a fianco. Può essere una buona fonte di riferimento, che può aiutarlo a imparare nomi e ruoli all'interno del team. 

• Panoramica del primo giorno: è l'unica sezione del piano di 30-60-90 giorni che include un programma dettagliato per il nuovo assunto. Nonostante possa subire modifiche, cerca di far sapere al nuovo dipendente cosa si deve aspettare nel suo primo giorno di lavoro, indicando, ad esempio, i suoi dati di accesso o le istruzioni per configurare l'email o la segreteria telefonica. In questo modo non si sentirà perso e non avrà dubbi su cosa fare e dove andare. 

• Priorità principali: in questa sezione dovrai includere una panoramica delle responsabilità del nuovo dipendente e qualsiasi necessità che speri soddisfi nel suo nuovo ruolo. 

• Obiettivi SMART: come spiegato prima, gli obiettivi SMART elencati nel piano di 30-60-90 giorni dovrebbero essere obiettivi misurabili e relativi al lavoro che speri vengano raggiunti dal nuovo dipendente nei primi 90 giorni. 

• Risorse: in questa sezione, aggiungi i link al manuale aziendale, alla descrizione della posizione lavorativa, l'elenco dei membri del team e ad altre risorse utili. Puoi aggiungere tutte le risorse che ritieni possano servire al membro del team per familiarizzare con l'azienda e col lavoro.

Usa questo esempio di piano di 30-60-90 giorni per creare e personalizzare un piano che funzioni per ogni nuovo dipendente che assumi.

Semplifica il processo di onboarding con strumenti di gestione del lavoro

Se lavori fisicamente in ufficio, può avere senso stampare il piano di 30-60-90 giorni e consegnarlo al nuovo dipendente il primo giorno di lavoro. Tuttavia, se stai effettuando l'onboarding da remoto, dovrai condividerlo online. Un metodo efficiente per farlo è usare un software di gestione dei progetti. Una volta che hai condiviso il piano, puoi usarlo per monitorare i progressi del membro del team.

Un software di gestione dei progetti ti consente inoltre di semplificare il processo di onboarding con attività da svolgere quotidianamente. In questo modo, al termine dei primi 90 giorni di impiego, il dipendente può passare senza problemi a svolgere un ruolo attivo all'interno del team. Per far sì che i nuovi membri del team abbiano successo, dai un'occhiata al nostro modello gratuito per l'onboarding dei dipendenti.