United Way of Salt Lake risponde al 25% in più di domande di sovvenzione e aumenta l’impatto sulla comunità con Asana

Nel 2013 una giovane donna di nome Nour e la sua famiglia hanno lasciato la loro casa e la famiglia allargata in Siria per trovare rifugio e una vita migliore nello Utah. Non parlavano inglese e non avevano soldi. Con l’aiuto di United Way of Salt Lake (UWSL), Nour si è iscritta a una scuola della comunità UWSL, ha imparato l’inglese e ha trovato un mentore che la guidasse durante l’esperienza alle superiori. Nel 2018 si è diplomata e ora sta risparmiando per l’università e facendo volontariato per UWSL.

“Se vuoi andare veloce, vai da solo. Se vuoi andare lontano, vai insieme agli altri” è il motto che campeggia sul sito web di United Way of Salt Lake, a ricordare che attraverso i partner e la comunità, può aiutare migliaia di persone come Nour che vivono in quella zona. Lavorando con partner e volontari per migliorare le opportunità e le prospettive di vita per chi ne ha bisogno, UWSL aiuta centinaia di migliaia di persone come Nour a raggiungere nuovi traguardi di istruzione.

Bill Crim, l’amministratore delegato dell’organizzazione, esamina metriche di alto livello come la base di donatori e la cultura aziendale, mentre i membri del suo team, Katy Shoemaker, Grants Manager, Amy Ahrens Terpstra, VP di Collective Impact Partnerships, Luis Miranda, Director of Capacity Building, e Courtney Dean, Volunteer Engagement Manager, gestiscono i programmi in tutta l’organizzazione.

Poiché il team di UWSL è cresciuto negli ultimi anni, ha anche ampliato la portata del proprio lavoro. Hanno assunto più volontari, ospitato più eventi, coinvolto più partner e creato programmi di tutoraggio e comunità nell’area di Salt Lake. Tutto questo lavoro aggiuntivo, e i membri aggiuntivi del team, hanno portato a un senso di caos tra i dipendenti e a quello che Bill chiama “sovraccarico di email”. Il lavoro all’interno dell’organizzazione era isolato e dispersivo, il che portava a una mancanza di visibilità su ciò che i dipendenti stavano facendo e rendeva difficile la condivisione delle conoscenze. Bill ha riconosciuto che questo non era il modo migliore di lavorare per raggiungere i propri obiettivi, quindi ha deciso di trovare un modo per far lavorare l’organizzazione in modo più efficace.

La ricerca di una soluzione

Ossessionato dalla ricerca di un modo migliore di lavorare, Bill ha iniziato a cercare una soluzione di gestione del lavoro. Si è imbattuto in Asana e l’ha testata con il suo assistente, poi con un team più grande. Alla fine, ha scelto Asana perché era la soluzione migliore che soddisfaceva i suoi criteri:

• Era semplice e facile da usare.

• La funzionalità di comunicazione era integrata, in modo che il team potesse abbandonare le email.

• Si integra con gli altri strumenti che utilizzano, come Google Drive, Outlook e Slack.

• Era possibile accedere al lavoro da qualsiasi dispositivo tramite l’app per dispositivi mobili.

Dopo averla testata con un team, UWSL ha iniziato a implementare Asana in tutta l’organizzazione. Hanno identificato gli utenti esperti per condurre i corsi di formazione, con l’obiettivo di avere un promotore all’interno di ogni team. Per aiutare i nuovi assunti a muoversi più velocemente, hanno anche integrato la formazione su Asana nel processo di onboarding e si sono affidati al team per il successo dei clienti di Asana per svolgere alcuni corsi di formazione.

Portare avanti il lavoro, per il team e la comunità

Il team UWSL ha visto numerosi vantaggi da quando ha implementato Asana in tutta l’organizzazione, tra cui la risposta a un maggior numero di proposte di sovvenzione e la riduzione del tempo dedicato alle attività di routine. Ecco come:

• Ogni membro del team sa in che modo il proprio lavoro contribuisce agli obiettivi dell’organizzazione: monitorando le priorità del team insieme agli obiettivi dipartimentali e organizzativi su Asana, tutti vedono come il proprio lavoro contribuisce al quadro generale.

• I processi per le grandi iniziative, come le proposte di sovvenzione, sono semplificati: l’utilizzo di modelli consente al team di accettare il 25% in più di proposte di sovvenzione e di richiedere sovvenzioni ancora più grandi perché sa che nessun passaggio verrà trascurato.

• Possono fornire più opportunità di volontariato per la loro comunità e i loro partner: la gestione delle richieste di volontariato utilizzando un modulo di Google aiuta il personale del team a gestire le proprie iniziative in modo più efficiente, automatizzando il processo di gestione dei volontari.

• Il processo di assunzione è più collaborativo: il monitoraggio del processo di assunzione su Asana rende chiare le fasi del processo, perché ogni fase è delineata in un progetto e tutti i soggetti coinvolti nel processo possono controllare i candidati.

• Tutti hanno chiarezza sulle responsabilità: utilizzando Asana per gestire le riunioni interne, le azioni da attuare vengono assegnate in tempo reale in modo che i passaggi successivi siano chiari.

Evolversi per servire meglio la propria comunità

UWSL è in continua evoluzione per aumentare il proprio impatto e la propria portata, alla costante ricerca di nuovi modi per creare partnership più significative e cambiare in meglio la propria comunità. Alla base di ciò che fa c’è un team impegnato e un flusso costante di finanziamenti per iniziative di successo. Senza questi due elementi, il suo lavoro sarebbe impossibile. Per UWSL, Asana svolge un ruolo cruciale nel mantenere i dipendenti coinvolti, rendendo chiare le responsabilità, consentendo loro di perseguire maggiori opportunità di finanziamento e, in definitiva, aiutandoli a portare la loro comunità a livelli di istruzione più elevati.