Il team delle operazioni di marketing di Gannett aumenta la base di abbonati digitali con Asana

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Sfida

• Quando Gannett ha portato la produzione delle campagne in-house da un’agenzia esterna, il team di Marketing Operations poteva inizialmente gestire da 50 a 70 campagne al mese in 200 mercati.

• L’obiettivo era migliorare l’operatività per aumentare il numero di campagne con le stesse risorse.  Con le informazioni distribuite tra le app, era difficile definire le cronologie, monitorare l’avanzamento delle campagne dall’inizio alla fine e misurare il modo in cui venivano utilizzate le risorse.

Soluzione

• Il team di Marketing Operations ha portato il lavoro relativo alle campagne su Asana. 

• Anziché utilizzare un mix di email e piattaforme software, Asana ha dato loro un luogo centralizzato in cui collaborare in modo da poter vedere tutti i progetti in corso.

Risultato

• Aumento dell’esecuzione delle campagne a 120-150 al mese tramite l’efficienza operativa: 2,4 volte rispetto alla capacità iniziale di 50-70 campagne al mese.

• 389 giorni lavorativi (1,5 anni di lavoro a tempo pieno) risparmiati, centralizzando la comunicazione e automatizzando i passaggi su Asana.

• Utilizzo dei resoconti di Asana per quantificare le prestazioni del team e dei carichi di lavoro individuali per identificare le opportunità di automazione e investire strategicamente le risorse.

Aumentare senza problemi i flussi di lavoro delle campagne

Il team di Marketing Operations di Gannett ora gestisce 120-150 campagne al mese. Gestendo l’esecuzione delle campagne su Asana, il team si muove più velocemente grazie a best practice standardizzate, flussi di lavoro semplificati e accesso rapido a importanti dati delle campagne.

Semplificare ed eseguire campagne su larga scala

Oggi Asana è la piattaforma ufficiale che il team di marketing di Gannett utilizza per la gestione delle campagne end-to-end. Ciò crea un’unica fonte di riferimento per tutto il lavoro relativo alle campagne, aiutando i membri del team a ottimizzare i flussi di lavoro e a muoversi più velocemente, insieme.  

Processi chiari mantengono il lavoro sotto controllo

• Il team di Marketing Operations ha standardizzato le best practice creando modelli per le campagne più frequenti. Questo fornisce al team flussi di lavoro pre-controllati che possono essere avviati con un clic. 

• I progetti di Asana mappano le dipendenze in modo che la sequenza di lavoro sia chiara. Quando il team vuole iterare un modello o crearne uno nuovo, utilizza il generatore di flussi di lavoro per visualizzare come un progetto si muoverà attraverso le fasi.

Le automazioni aiutano gli operatori di marketing a muoversi più velocemente

• Il team usa i moduli per velocizzare la gestione delle richieste.

• Il team usa inoltre le regole per automatizzare passaggi come la gestione delle richieste, la pianificazione delle date di scadenza e l’assegnazione delle attività.

Una migliore visibilità allinea gli stakeholder della campagna

• Gli stakeholder vengono aggiunti al progetto Asana come collaboratori, ottenendo così visibilità sui piani della campagna, sullo stato e sulle discussioni. Questa trasparenza ha rafforzato la collaborazione tra Marketing Operations e il resto dell’organizzazione.

• Per conservare le informazioni su una campagna in un unico posto, il team di Marketing Operations allega i documenti alle attività invece di inviarli via email. Usa anche l’integrazione di Asana per Outlook per allegare email a un’attività come commento, assicurandosi che le conversazioni non vadano perse.

Il team monitora i metadati aggiuntivi sulle campagne con campi personalizzati, ad esempio per indicare quale sottogruppo è responsabile di determinate attività.

Individuare gli ostacoli e tenere il lavoro della campagna sotto controllo

Ora le informazioni centralizzate aiutano il team di Marketing Operations ad avere una panoramica, a riferire sulle proprie prestazioni e a individuare le opportunità per essere più produttivo. Grazie ad Asana, il team ha acquisito consapevolezza del proprio modo di operare e delle aree di miglioramento, e ha potuto apportare cambiamenti che hanno più che raddoppiato la produttività.

Resoconti efficienti aiutano i team a adattarsi rapidamente

• I leader e i membri del team possono ottenere una visione di alto livello del lavoro con i portfolio di Asana, che raggruppano le campagne per tipo, ad esempio il canale. All’interno dei portfolio, gli esperti di marketing valutano e comunicano lo stato della campagna su base mensile e trimestrale.

• Per comprendere il volume delle richieste di campagna, il team di Marketing Operations utilizza dashboard dei resoconti e un progetto di “richiesta di campagna”, che mostra il numero e il tipo di richieste ricevute dai partner commerciali.

• Il team può eseguire resoconti specifici in tutte le campagne utilizzando i dati dei campi personalizzati. 

Gli approfondimenti dei carichi di lavoro del team migliorano la gestione delle risorse

• La funzionalità di gestione delle risorse di Asana consente ai leader di visualizzare la capacità del team e i carichi di lavoro di ciascun collega in tempo reale.

• Ciò significa che il direttivo può valutare la disponibilità di ciascun dipendente, vedere se ai team mancano risorse e identificare i colli di bottiglia nei progetti per poi prendere decisioni calcolate e scegliere se investire nella crescita o automatizzare un processo.

Aumentare la portata, aumentare le connessioni

Mentre Gannett aumenta la base di abbonati digitali e ottimizza l’attività di stampa, il team di Marketing Operations continuerà a gestire le campagne su Asana per raggiungere gli obiettivi relativi agli abbonamenti trimestrali e annuali. 

I processi seguiti su Asana non sono incisi nel marmo. Il team di marketing può riutilizzare i processi e trovare nuovi modi per entrare in contatto con gli abbonati. La portata di Gannett è già impareggiabile. Trasferendo il lavoro relativo alle campagne su Asana, Marketing Operations garantisce il continuo successo di quella che è la mission di Gannett: rafforzare le comunità su scala locale e nazionale.