Il reparto marketing del Dow Jones risparmia il 10% della giornata lavorativa con Asana

Dow Jones è un pilastro del mondo finanziario da oltre un secolo. La società, fondata nel 1882, produce pubblicazioni di primo piano, come il "Wall Street Journal", e fornisce soluzioni di dati e intelligence alle aziende attraverso la sua divisione B2B.

Il team di marketing B2B genera domanda per i prodotti e i servizi principali dell'azienda: Factiva, Dow Jones Newswires e Risk & Compliance. Il Chief Marketing Officer Rossa Shanks è entrato a far parte dell'organizzazione nel 2016 e ha portato il team di marketing a 20 persone tra New York, Singapore e Londra.

Ha portato Asana con sé per facilitare la pianificazione delle campagne e la collaborazione tra i tre team del brand e i suoi team di generazione della domanda, di contenuti e creatività. Quindi, quando l'emergenza COVID-19 ha richiesto una forza lavoro completamente da remoto, Asana era già nel loro stack tecnologico, insieme a Slack e Google Drive, rendendo facile la transizione dal lavoro a casa.

Proprio come il team di marketing di Dow Jones, quasi due terzi (62%) degli operatori della conoscenza a tempo pieno hanno aumentato l'uso di strumenti di collaborazione a causa del COVID-19, secondo l'indagine Anatomia del lavoro: team da remoto, consentendo loro di rimanere al passo con i colleghi anche quando sono a casa.

Il collante che tiene insieme il team

Dopo aver utilizzato Asana in ruoli precedenti, Rossa ritiene che i team possano trarre vantaggio da strumenti che gestiscono i passaggi di consegne e creano visibilità. Sapeva che sarebbe cresciuta man mano che l'organizzazione cresceva; quando Rossa è entrato a far parte del team di marketing di Dow Jones, era composta da sole quattro persone.

Un altro requisito era la flessibilità. I tre team del brand hanno stili di lavoro diversi, ma Asana li gestisce tutti, semplificando al contempo i processi per i team che si occupano di contenuti, creatività e generazione della domanda.

Asana o arresto

Rossa ha adottato un approccio "tutto o niente" quando ha proposto Asana al team e ha dato l'esempio: se il lavoro non era su Asana, non esisteva.

Julia Lancaster, content strategist del team, si è occupata della configurazione di Asana. Si è assicurata che tutti i flussi di lavoro, le attività e i dettagli tecnici fossero incorporati. Insieme ai team, ha sviluppato processi per l'utilizzo di Asana, tra cui l'etichettatura, le convenzioni di denominazione e le regole interne per l'assegnazione delle attività.

Oggi i nuovi membri del team vengono introdotti ad Asana il primo giorno. Effettuano l'onboarding seguendo un progetto Asana che è stato modellato in base a ogni passaggio che devono completare, proprio come qualsiasi altro processo formale. Si sottopongono a una sessione di formazione iniziale su Asana e utilizzano la Guida di Asana come risorsa continua.

Magia creativa funzionante

Asana è l'hub centrale per tutto il lavoro di marketing, dalla pianificazione delle campagne ai contenuti e al lavoro creativo. I portfolio consentono al team di organizzare il lavoro delle tre principali divisioni di prodotto e di visualizzare tutti i progressi della campagna in un unico posto.

Il team di leadership supervisiona i carichi di lavoro dei membri del team; ad esempio, il direttore creativo può ridistribuire i lavori se uno dei suoi tre designer è in difficoltà. Elimina inoltre la necessità per i colleghi del team di microgestirsi a vicenda e di seguire le attività.

Il team gestisce circa 10 campagne di marketing su larga scala all'anno, utilizzando un modello per avviarle. Usa il multihoming per dividere le attività tra la generazione della domanda, i contenuti e i team creativi, semplificando i flussi di lavoro. Ad esempio, quando crea una risorsa sociale, un designer vede solo le attività creative assegnate, a meno che non faccia clic sul progetto più ampio per comprendere tutto il lavoro svolto dai team. Quindi, mentre un progetto Asana collega il lavoro dei team per una campagna, consente anche la separazione dei flussi di lavoro, poiché ciò che i designer guardano in Asana è completamente diverso da ciò che un marketer della generazione della domanda vede quotidianamente. Inoltre, i progetti sono designati da una codifica a colori, per indicare a quale brand o prodotto è destinata l'attività.

Inoltre, i modelli aiutano a rendere infallibili i contenuti e la produzione creativa. Poiché il team lavora su tante risorse contemporaneamente, può essere facile dimenticare un dettaglio tecnico piccolo ma critico, come l'aggiunta di un codice di tracciamento a un contenuto. Julia, che si affida a questi codici per la strategia dei contenuti, può inserire la fase nel processo Asana in modo che sia sempre presente come promemoria e possa monitorare quando è stata completata.

Grazie alla capacità di Asana di acquisire lo stato del progetto, le attività completate e i piani futuri, oltre a ridurre la necessità di cercare informazioni, Rossa stima che Asana faccia risparmiare ai membri del suo team fino al 10% del loro tempo ogni giorno. L'Indice dell'anatomia del lavoro ha rilevato che il lavoro amministrativo ("attività superflue") può costare il doppio del tempo che pensiamo, occupando potenzialmente fino al 60% delle nostre giornate lavorative.

Il team di Rossa è rimasto in contatto da quando è passato a lavorare da casa e può facilmente passare i compiti non completati a colleghi con fusi orari diversi. Asana fornisce l'impalcatura per un team organizzato e autonomo: tutti sanno su cosa devono lavorare e possono dedicare le loro riunioni a distanza alla connessione umana e a parlare di lavoro a livello strategico.

Ecco le prospettive per Dow Jones B2B

Avendo il lavoro principale sotto controllo durante l'ordine di protezione della COVID-19, il team di marketing B2B può concentrarsi sulla maturazione e sull'ampliamento delle proprie attività, come l'unificazione con le vendite per facilitare un'esperienza cliente uniforme, la creazione di campagne di marketing avanzate basate sugli account e l'aumento della presenza organica sul web come centro di notizie e informazioni.

Inoltre, sta consolidando il proprio status di trendsetter, mentre altri team del Dow Jones prendono nota dell'utilizzo di Asana e lo copiano.