Три основных элемента управления работой

Координация работы нескольких команд легко превращается в сумбур — особенно если приходится долго искать нужную информацию в почте или приложениях для обмена сообщениями. При отсутствии системы, позволяющей централизованно планировать, организовывать и выполнять работу, хаос и неразбериха только растут, из-за чего команды работают медленно, срывают сроки и не достигают амбициозных целей. Удалённая работа может ещё сильнее усугубить ситуацию, повышая и без того не малый стресс, который испытывают сотрудники.

К счастью, вы и ваша команда можете преодолеть эти трудности — независимо от того, работаете ли вы вместе в офисе или удалённо в разных уголках по всему миру. Для этого и нужно управление работой — а также система для ведения такого управления.

Но, учитывая количество доступных вариантов, вам не сразу понято, какими функциями должен обладать подобный инструмент. Дочитав наше руководство до конца, вы будете точно знать, какие возможности инструмента для управления работой вам необходимы, чтобы помочь команде работать слаженно, укладываться в сроки и достигать целей.

Что такое управление работой и как оно улучшает совместную работу команды?

Перед тем, как начать разбираться с тем, чем система управления работой может помочь вашей команде добиваться большего, давайте попробуем понять, что такое управление работой. Для себя в Asana мы пользуемся следующим определением:

Управление работой — это систематический подход к упорядочиванию рабочих процессов организации (таких как проекты, текущие процессы или рутинные задачи) в целях обеспечения прозрачности, необходимой командам для ускоренного достижения своих целей. Это координация людей и их деятельности на всех уровнях организации для обеспечения каждому доступа к информации, необходимой для выполнения наиболее значимой работы.”

В целом, управление работой — в отличие от управления проектами — это нечто более масштабное, чем просто вычёркивание выполненных задач из списка или работа над одним ожидаемым результатом. Это всеобъемлющий контроль работы отдельных специалистов и команды в целом, а также создание процессов и планов работы для улучшения координации между всеми сотрудниками организации в долгосрочной перспективе.

А, поскольку управление работой подразумевает контроль деятельности организации в целом, а также взаимосвязей отдельных элементов работы, все в команде знают, какой вклад их труд вносит в достижение целей компании. Это оказывает существенное влияние на мотивацию.

Мы обнаружили, что если сотрудники понимают, как их работа влияет на организацию в целом, им проще быть вовлечёнными в проекты.”

Итак, как же выглядит управление работой в действии? Чтобы понять это, давайте рассмотрим три основных элемента системы управления работой, позволяющих оптимизировать совместную работу и понизить уровень стресса при её выполнении.

Первый основополагающий принцип: организационные элементы системы управления работой

Независимо от специфики отрасли или компании существует три ключевых элемента, определяющих работу — а также план ё выполнения — команды или организации:

• Задачи

• Проекты

• Портфели

Инструмент для управления работой помогает командам и организациям планировать, организовывать и выполнять работу, используя эти три ключевых элемента. Давайте подробнее рассмотрим каждый из них.

Задачи представляют собой отдельные части работы, например первый этап редактирования статьи для блога или анализ программного кода. Задачи могут быть повторяющимися — например, подготовка ежемесячного отчёта — или обособленными — например, обновление страницы сайта. Какой бы ни была ваша роль, и над какими бы проектами вы ни работали, хорошо поставленная задача должна обеспечивать ясность по трём параметрам: кто, что и когда должен сделать. Это кажется само собой разумеющимся, но когда задачи создаются и назначаются без понимания того, кто, когда и что делает, недостаток ответственности приводит к путанице.

Сгруппированные вместе задачи составляют второй ключевой элемент работы: проект. Проекты представляют собой более крупные цели команды, например запуск нового продукта или кампании по продвижению бренда. Другими словами, все проекты, большие и маленькие, состоят из нескольких (или из множества) отдельных задач.

Портфели проектов — это третий ключевой элемент работы. Если коротко, то это группы проектов. Они наиболее полезны для руководителей (или сотрудников, участвующих в нескольких проектах), так как позволяют в одном месте отслеживать множество событий. Контроль хода проектов с помощью портфелей позволяет добиться прозрачности и доверия между командами за счёт чёткой координации работы на всех уровнях, от высшего руководства до лидеров команд и отдельных сотрудников. Портфель проектов в системе управления работой даёт общее представление об инициативе, а также позволяет углубляться в отдельные проекты вплоть до уровня задач и видеть, над чем работает каждый участник команды.

Лучшие системы управления работой с лёгкостью объединяют эти три элемента, обеспечивая вам и вашей команде ясность и подотчётность на всех уровнях важных инициатив. Ясность и подотчётность являются первыми шагами на пути понижения уровня стресса и повышения производительности. Система управления работой создаёт структуру процессов и хранит всё необходимое, от мельчайших деталей до общей картины, в одном месте.

Второй основополагающий принцип: динамические представления в системе управления работой

Общая структура важна для стандартизации процесса фиксации и систематизации информации о работе (то есть, для формирования задач, проектов и портфелей проектов), однако использование системы управления работой, в которой эту информацию можно просматривать в динамических представлениях позволяет ещё больше повысить эффективность. Динамические представления предоставляют всем возможность просматривать информацию о работе в удобной форме — но только если это заложено в вашей системе управления работой.

На индивидуальном уровне у сотрудников должна быть возможность чётко видеть свои задачи отдельно ото всех деталей крупных проектов. Это может быть представление в виде списка или календаря, но у всех должно быть пространство, где они будут видеть свой список дел так, чтобы было легко и удобно концентрироваться на самом важном. Это помогает сотрудникам организовать свой день, следить за своей загрузкой и определять приоритет задач.

На уровне проектов разные проекты требуют разных визуальных представлений. Например, для мероприятия с крупным списком небольших, но важных задач, лучше всего использовать вид списка. Для рабочего процесса по методологии Agile, например, веб-разработки, лучше подойдёт доска, а для контент-календаря, как несложно догадаться — вид календаря.

Для масштабных и сложных проектов с большим количеством заинтересованных сторон из разных подразделений необходимо иметь систему управления работой, позволяющую пользователям переключаться между различными представлениями. Например, в один день менеджеру по маркетингу продукта нужно увидеть все ожидаемые результаты проекта в виде списка, а на следующий день ему может понадобиться вид хронологии, чтобы убедиться, что сроки выполнения разных задач согласованы между собой.

По большому счёту, не существуют правильного или неправильного способа визуализации проектов. Самое важное здесь — иметь гибкую систему управления работой, которая позволяет сотрудникам переключаться между представлениями, выбирая наиболее удобный для себя вариант.

Третий основополагающий принцип: автоматизация процессов в системе управления работой

Немалая часть нашей работы зачастую состоит из повторяющихся процессов — и вы можете этого даже не осознавать. Автоматизируя простые процедуры с помощью системы управления работой, можно ускорить рабочие процессы, сократить количество ошибок и помочь команде чётко понимать, что происходит.

Например, при запуске новых продуктов почти всегда производятся одни и те же действия — даже если их выполняют разные люди. Что если бы можно было преобразовать их в шаблон? Система управления работой позволяет создавать шаблоны для часто повторяющихся проектов и процессов, чтобы не нужно было каждый раз заново воссоздавать рабочий процесс. Кроме того, благодаря этому сотрудники не пропустят ни одного важного шага, как, например, согласование бюджета или проверка творческих материалов для рекламной кампании юридическим отделом. Конечно, у каждого проекта есть свои особенности, однако не нужно каждый раз заново изобретать велосипед. Шаблоны позволяют сотрудникам экономить время и более чётко понимать процессы.

Некоторые системы управления работой, в том числе и Asana, также позволяют автоматизировать мелкие задачи, которые отнимают время у сотрудников — например, назначение задач соответствующим сотрудникам, добавление и изменение сроков выполнения, своевременная передача работы. Система управления работой с функциями автоматизации позволяет упростить многие процессы так, чтобы никто не пропускал важные шаги, а вся команда работала быстрее.

Работайте вместе эффективнее с помощью системы управления работой

Используя систему управления работой, можно перейти от реактивного подхода и обсуждения отдельных проектов к рассмотрению всей системы, в которой ведётся работа. Имея возможность получить общее представление обо всём происходящем, а также о том, как конкретная деятельность связана с инициативами компании, эффективность работы возрастает, а уровень стресса снижается.

Мы наиболее продуктивны тогда, когда думаем не о кратковременном решении, а о долгосрочной системе. Мы продуктивны, когда не просто решаем возникающие проблемы, а продумываем системы, которые надо создать и процессы, которые можно улучшить.”

В системе управления работой всё чётко организовано, благодаря чему нет нужды пытаться понять, кто, что и когда должен сделать, искать документы в почте или ломать голову, вспоминая, как был спланирован предыдущий проект. Наличие единого источника достоверной информации позволяет вам и вашим сотрудникам формировать продуманные планы работы, зная, что вы отвечаете друг перед другом, и добиваться лучших результатов без стресса.