Как работа по организации работы мешает настоящей работе

Организации во всём мире постоянно меняются. От роста популярности удалённого и гибкого формата работы и до способов общения внутри команды, многие аспекты работы сегодня выглядят уже не так, как всего несколько лет назад. В центре всех этих изменений то, как мы взаимодействуем на рабочем месте и то, какие новые инструменты и программное обеспечение для этого используем.

Однако при неправильном управлении многие изменения могут показать себя не с самой лучшей стороны.

Рост количества каналов для коммуникации и совместной работы приводит к тому, что люди постоянно получают какие-то уведомления, а проекты становятся изолированными друг от друга. По мере роста рабочей нагрузки информация становится разрозненной, а роли и зоны ответственности размытыми. Стараясь постоянно быть на связи, мы создали множество проблем, которые добавляются к огромному количеству ненужной и монотонной работы, которую мы выполняем, чтобы просто быть в курсе происходящего.

Другими словами, сегодня работники умственного труда загружены огромным количеством «работы по организации работы».

Что такое работа по организации работы?

Вам наверняка интересно, что такое «работа по организации работы»”? Исследование Asana Анатомия работы: тенденции и вызовы, в котором приняло участие более 10 000 работников умственного труда, определяет работу по организации работы следующим образом: всё то, что отнимает время от значимой работы, включая разговоры о работе, поиск информации, переключение между приложениями, управление меняющимися приоритетами и отслеживание статуса работы.

Как же это выглядит в реальной жизни? Работа по организации работы — это всё те действия, которые вы выполняете в течение рабочего дня, не относящиеся к квалифицированному труду, для выполнения которого вы и были наняты, будь то анализ рынков или программирование. Это рутинные и отнимающие время дела, которые обычно воспринимаются как часть работы.

Согласно проведённому Asana исследованию «Анатомия работы: тенденции и вызовы», 60% времени на работе человек тратит на работу по организации работы, а не на квалифицированный труд. Если сложить все эти часы, получится огромное количество потерянного времени. В среднем в мире в год работник умственного труда проводит 103 часа на ненужных совещаниях, 209 часов за работой, которую одновременно делает кто-то ещё, и 352 часа обсуждает работу.

Все то время, которое вы тратите на эти задачи вместо квалифицированной работы, за которую вам и платят, создаёт отрицательную цепную реакцию, распространяющуюся по команду и организацию в целом.

Как работа по организации работы вредит продуктивности

Если задуматься, работа по организации работы не просто делает каждый день длиннее и сложнее. Так как мы тратим на неё время, которое могло бы пойти на что-то действительно важное, это приводит к задержке сдачи проектов, срыву сроков и бесконечному бегу в колесе.

Всё это выливается в настоящие проблемы как для отдельных сотрудников, так и целых организаций.

Рассматривая ситуацию в целом, авторы исследования «Анатомия работы: тенденции и вызовы» обнаружили, что большинство работников умственного труда (88%) согласны с тем, что ограниченные по времени проекты и крупные инициативы часто задерживаются из-за того, что на них возлагается слишком много задач.

Когда есть столько отвлекающих вещей и множество пространств для хранения информации, держать все детали под контролем практически невозможно. У многих организаций нет правильных процессов для планирования, организации и выполнения задач, а также для управления проектами.

На уровне отдельных сотрудников работа по организации работы существенно влияет на ежедневную нагрузку.

Кроме того, авторы исследования «Анатомия работы: тенденции и вызовы» также обнаружили, что работа по организации работы вызывает дисбаланс загрузки и приводит к переработкам. Люди задерживаются на работе, потому что они тратят время на ответы на письма и сообщения, неожиданные совещания и попытки получить согласования. Кроме того, задержкам также способствует недостаток ясности о целях и зонах ответственности.

В предыдущем исследовании Asana, в котором приняло участие 6 000 работников умственного труда из Австралии, США и Великобритании, 80% сотрудников сообщили, что они близки к выгоранию. Рост несбалансированности загрузки является основной причиной стресса для четверти сотрудников. А когда люди испытывают стресс, 82 % из них будут менее вовлечены в работу.

Оказывается, что большое количество работы и командного взаимодействия необязательно приводит к повышению производительности и росту уровня удовлетворённости. Но это ещё не вся история.

Сократите объём работы по организации работы — и вернитесь к делу

Работа по организации работы — это универсальная проблема, но есть несколько способов справиться с ней.

Неудовлетворённость и стресс во многом связаны с отсутствием ясности и упорядоченности. Исследование «Анатомия работы: тенденции и вызовы» показало, что только 43% участников чётко понимают цели организации на год, и только 46% из них точно знают, чем именно их работа полезна для компании.

Сделать так, чтобы все понимали глобальные цели и свою роль в компании очень важно для того, чтобы работа выполнялась эффективно каждый день. Если люди не знают, как их работа соотносится с глобальными целями компании, им трудно сохранять мотивацию и выполнять ценную работу.

В Asana используется пирамиду ясности, чтобы структурировать работу каждого сотрудника компании. Она связывает долгосрочные цели с краткосрочными, например, с дорожными картами продукта и бизнес-планами. На самом верху пирамиды находится миссия компании, которая влияет на все решения, далее следует стратегия, затем цели компании, цели подразделений, квартальные цели, отдельные проекты и задачи. Именно ежедневная рутинная работа занимает большую часть нашего времени. Но так как вместе все эти задачи позволяют нам выполнять свою миссию, все понимают, какой вклад они вносят в достижение целей компании.

Когда все понимают, за что они отвечают и как эта работа связана со стратегическими инициативами и миссией компанией, вам нужно подумать о том, как правильно использовать технологии и найти способ делать это так, чтобы приложения ускоряли, а не замедляли процессы.

Сегодня каждый сотрудник в среднем использует 10 разных приложений каждый день. Чем больше таких приложений, тем сильнее сотрудники отвлекаются, а работа замедляется. Избавление от хаоса и предоставление всем единой системы с платформой для управления работой важно для всех успешных быстро развивающихся компаний.

Как компания ClassPass пришла к ясности

Состоящий из 25 специалистов отдел маркетинга ClassPass, быстро растущей компании, которая помогает находить и бронировать фитнес-занятия, запускал более 200 кампаний в год, чтобы повысить узнаваемость бренда и привлечь новых пользователей. Но реализация этих кампаний на нужном уровне — и с нужной скоростью — была довольно сложным процессом.

При проведении кампаний специалисты отдела маркетинга использовали сложную смесь из электронной почты, чатов и электронных таблиц. Это приводило к тому, что:

• Не было единого источника достоверной информации или ответственности за сроки выполнения

• Некогда нельзя было понять, что в каком состоянии находится

• Информация была разрозненной, а документы терялись в почтовых переписках

• Сотрудники выполняли двойную работу из-за разрозненных запросов, которые можно было бы объединить

Начав использовать Asana, они сократили количество приложений и стали вести совместную работу в одном месте. В результате им удалось сократить время на совещания на 25%, повысить производительность команды на 20% и запускать кампании на 30-40% быстрее.

Благодаря согласованности с глобальными целями компании — повысить узнаваемость бренда и количество новых пользователей — и эффективному использованию технологий, компании ClassPass удалось устранить большую часть путаницы и работы по организации работы, которые раньше мешали команде.

Когда сотрудники чувствуют связь с миссией компании и имеют под рукой инструменты, которые упрощают работу, все могут взаимодействовать более эффективно, контролировать свою загрузку и быстрее принимать решения. И результаты, скорее всего, говорят сами за себя.

Загрузите исследование «Анатомия работы: тенденции и вызовы», чтобы узнать больше.