Projectschema's maken om het werk gemakkelijker te maken

Een nieuw project op het werk betekent vaak het begin van een nieuw avontuur vol belanghebbenden, deadlines, deliverables en tools. Uw project kan de lancering van een nieuw product zijn, een evenement van een leverancier, de jaarlijkse redactionele kalender of zelfs de introductie van een werknemer. U hebt echter altijd een projectschema nodig om u daar te brengen.

Zelf een projectschema kunnen maken met duidelijke plannen, processen en verantwoordelijkheden is essentieel om uw team op koers te houden, te weten wie wat doet tegen wanneer, en te zien hoe alle stukjes in elkaar passen. Hoewel het op voorhand wat tijd in beslag kan nemen, zal een goed opgesteld projectschema de efficiëntie, de verantwoordelijkheid en de duidelijkheid verhogen. En die drie woorden klinken iedereen als muziek in de oren (vooral uw leidinggevende die u dit project heeft toevertrouwd). U zult er ook mee kunnen bezuinigen op de tools die verondersteld worden om u te helpen een project te beheren, maar die het proces in feite moeilijker maken.

Op uw visitekaartje staat misschien niet de titel projectmanager. Voor dit project, en de vele andere projecten die u in de toekomst nog zult tegenkomen, is dat echter wel uw rol. Begin er maar al aan te wennen. Als u leert om te denken als een projectmanager, dan bent u op weg om van werk weer werk te maken.

Projectschema's maken

Nu u klaar en bereid bent om verder te gaan als projectmanager, is het tijd om te gaan plannen en een projectschema op te stellen. Omdat het planningsproces bij projectbeheer misschien wat vreemd voor u aanvoelt, volgt hier een lijst van stappen die u kunt nemen bij het opstellen van uw projectplan:

1. Definieer uw projectdoelstellingen. Schrijf op wat uw belangrijkste mijlpalen of deliverables zijn die van dit project een succes maken.

2. Identificeer alle belanghebbenden. Maak een lijst van alle personen die bij uw project betrokken moeten worden, zelfs al is hun rol niet meer dan een eenvoudige handtekening.

3. Bepaal uw laatste deadline. Wanneer moet het volledige project klaar zijn? Geef uzelf voldoende tijd om rekening te houden met conflicten die u ongetwijfeld gaat tegenkomen.

4. Maak een lijst met elke stap of taak. Neem de mijlpalen en deliverables die u in stap 1 hebt bepaald en splits ze op in kleinere taken en subtaken om er zeker van te zijn dat aan alles gedacht is.

5. Wijs voor elke taak een teamlid aan als verantwoordelijke. Bepaal wie elke taak en subtaak op zich neemt en wees transparant met de deadlines. Vergeet niet dat uw collega's waarschijnlijk nog andere projecten hebben op hetzelfde moment. Houd rekening met hun werkbelasting zodat ze zich niet overbelast voelen.

6. Werk van achter naar voren om voor elke taak een einddatum vast te stellen. Bereken hoeveel tijd elke taak in beslag zal nemen (begin- en einddatum), wetende dat vertragingen onvermijdelijk zijn. De volgorde is ook belangrijk om te overwegen omdat bepaalde taken eerst af moeten zijn voordat een andere kan beginnen.

7. Organiseer uw projectschema in één tool en deel het met uw team.

   U hebt met succes uw projectplan gemaakt. Nu moet u het zo organiseren dat alle betrokkenen het kunnen zien en ermee kunnen werken. Een tool die u kan helpen beide te doen zal cruciaal zijn voor uw succes.

Zodra u een gedetailleerd projectschema hebt, zult u minder tijd kwijt zijn aan projectbeheer. Daarom gaat u (en uw team) meer uren in de dag hebben voor kwaliteitswerk. Is dat uiteindelijk niet waarom u bent aangenomen?

Voorbeelden van projectschema's

Als u alle bovenstaande stappen hebt gevolgd, zult u een duidelijk schema hebben waarin het tijdschema en de stappen van uw project worden aangegeven. Hieronder vindt u een paar voorbeelden van hoe die eruit zouden kunnen zien:

Voorbeeld van planning van een evenement

Plant u een virtueel evenement? Uw agenda zal in kaart brengen wat er moet gebeuren voor uw grote dag en wanneer.

Voorbeeld van een productlanceringsschema

Maak voor uw volgende product een detailoverzicht van al het werk door al uw stappen in kaart te brengen met afhankelijkheden. Bekijk ze vervolgens in één gemakkelijk te delen project om uw team op koers te houden.

Voorbeeld schema marketingcampagne

Weet precies wat er op een bepaalde datum in uw marketingcampagne gebeurt met een projectplan dat elk onderdeel plant:

Volgende stappen na het voltooien van uw projectschema

Het doel van een a projecttijdlijn is om meer werk gedaan te krijgen, op een efficiëntere manier. Een totaalbeeld van uw project en een goed doordacht plan betekent minder stress en meer productiviteit. Zodra u uw plan klaar hebt, zijn er nog twee essentiële stappen te zetten.

Deel het met uw team

Door uw projectschema te delen, zullen de teamleden duidelijk begrijpen wat hun verantwoordelijkheden voor het project zijn. Ze krijgen een manier om inzicht te geven in hun onderdelen van het plan. Begin met het projectschema naar alle betrokkenen te sturen en vraag om specifieke feedback (vragen, zorgen, of ideeën).

Blijf georganiseerd door een centrale plaats aan te bieden waar u alle reacties kunt afleveren. Geef een vaste deadline zodat de teamleden tijdig actie ondernemen. Zodra u alle feedback verzameld hebt, maakt u een bijgewerkte versie van het projectschema en deelt u die opnieuw met alle belanghebbenden. Zorg er bovendien voor dat uw projectschema is opgenomen in al uw belangrijke projectplanningsdocumenten, zoals uw projectbriefing en executive summary.

Pas het gaandeweg aan

Heraclitus had in het oude Griekenland een punt toen hij mijmerde dat het enige dat constant is, verandering is. Dat geldt ook voor uw projectplan. Als u eenmaal met het project begonnen bent, zorg er dan voor dat u uw planning consequent controleert. Pas het zo nodig aan wanneer er zich onvoorziene omstandigheden voordoen.

Door uw projectschema en alle projectmiddelen, op een centrale plaats te beheren, heeft iedereen één enkele bron van waarheid en weet u zeker dat de meest bijgewerkte versie van het projectschema wordt gebruikt.

Verbeter de efficiëntie: zet uw plannen en schema's om in sjablonen

Om nog meer tijd te besparen bij het plannen van projecten, gebruikt u een beproefd sjabloon en hoeft u niet telkens het wiel opnieuw uit te vinden als u een nieuw project start.

Als uw huidige project een jaarlijks evenement is, bijvoorbeeld een verkoopexpo, dan is het geen overbodige luxe om nu al een degelijk projectschema op te stellen waarop u kunt voortbouwen voor het volgende project. Zijn er nog projecten waarbij u telkens hetzelfde proces doorloopt? Uw verkoopexpo kan vergelijkbare taken hebben als de virtuele klantenlunch die u later dit jaar organiseert. Met een projectschema kunt u toekomstige projecten sneller en efficiënter opstarten.

Waar moet u een projectschema maken?

Als u een nieuwe rol als de facto projectmanager omarmt - en ook een efficiëntere manier om uw werk aan te pakken door een projectschema te maken - dan is het waarschijnlijk ook tijd om te upgraden naar een alles-in-één-tool. (Ja, die bestaan!)

Er zijn werkbeheertoolsbeschikbaar om u te helpen dynamische projectschema's en intuïtieve Gantt-grafiekachtige tijdlijnen op te stellen die in alle fasen en voor alle belanghebbenden duidelijk zichtbaar zijn. Neem maar afscheid van e-mail, spreadsheets en chats die niet met elkaar praten.

Door uw projectschema in een gecentraliseerd systeem te ontwikkelen en te beheren, kunt u elke stap aanmaken en de duur ervan bepalen met een projectagenda. Bouw taken en subtaken en wijs ze aan de juiste persoon toe. Als u uw projectplan moet aanpassen, kunt u de wijziging snel in de tool aanbrengen, en alle belanghebbenden worden op de hoogte gebracht. Verschillende weergaven van uw planning komen tegemoet aan alle werk- en leerstijlen, en uw workflows sluiten naadloos op elkaar aan omdat u altijd weet wie wanneer wat doet.

Slimmer werken, met projectschema's

Gefeliciteerd, de facto projectmanager, u bent op weg om slimmer te werken. U hebt de mentaliteit en de stappen die u nodig hebt om te beginnen met het vernieuwen van uw proces voor projecten. U kunt al het bovenstaande (en meer) doen met een werkbeheeroplossing zoals Asana. Zie het als uw alles-in-één-tool voor projectsucces. Veel plezier met uw planning!