7 tools voor evenementplanning die elke manager zou moeten gebruiken

Evenementplanning is stressvol werk. Sterker nog, op de jaarlijkse lijst met meest stressvolle banen van CareerCast kwam evenementencoördinator net achter politieagent, piloot en brandweerman terecht. Vooral in 2020, toen veel evenementenplanners vanwege de pandemie het merendeel van hun fysieke evenementen moesten omvormen tot virtuele evenementen, was het werk in de evenementenbusiness geen moment saai.

Bij het organiseren van een evenement, of het nu fysiek of virtueel is, is veel multitasking en organisatie op hoog niveau nodig. Daarom zijn er tegenwoordig zoveel apps op de markt, tools die u kunnen helpen met bijna elk aspect van de organisatie, uitvoering en follow-up van een evenement.

Te veel, in feite.

U wilt zich focussen op het leveren van goed werk, niet op werk over werk gerelateerd aan het beheren van omslachtige tools of het bijhouden van informatie. Het doel is uit te zoeken welke problemen u probeert op te lossen en gebruik te maken van de juiste tools (en alleen die tools) om dat voor elkaar te krijgen.

Hier vindt u zeven betrouwbare tools die u kunt gebruiken om het beheer van evenementen te vereenvoudigen en u te helpen productiever te worden.

Tools voor klantrelatiebeheer (CRM, Customer Relationship Management)

Er is geen belangrijkere tool dan CRM (customer relationship management tool) voor elk bedrijf dat om klanten geeft - en dat is elk bedrijf dat evenementen organiseert. Een CRM helpt u om informatie over deelnemers te organiseren en voor en na het evenement sterke relaties te onderhouden.

Het is belangrijk om op eenvoudige en georganiseerde wijze informatie te verzamelen over deelnemers. Zodra u informatie over de deelnemer, de potentiële klant of de klant heeft opgeslagen in uw CRM, kunt u het traject van elke persoon in de tijd bijhouden en beheren, hopelijk de hele route tot de afgesloten deal. Het bijhouden van het hele traject is essentieel om de ROI aan te tonen van elk evenement dat u organiseert en de impact die uw team heeft op de omzet.

Hier zijn twee geweldige opties:

• Salesforce: Salesforce is een krachtige CRM die ook met heel veel andere tools integreert. De CRM helpt u om leads voor en na het evenement naadloos te creëren, op te volgen en te koesteren.

• Hubspot: Hubspot is geen technologiereus zoals Salesforce, maar heeft wel een krachtige CRM, veel integraties en de Hubspot Academy. Daarnaast is er een gratis versie als u de tool eerst wilt uitproberen of een krap budget hebt.

Het beheren van deelnemersregistratie

Deze medaille heeft twee kanten: de kant van de deelnemer en uw kant als evenementenmanager.

Om het grootste aantal deelnemers te krijgen, hebt u een vlot en naadloos registratieproces nodig. Aan uw kant hebt u software nodig met een back-end waarmee u de registratie zonder stress of verrassingen kunt beheren en waarmee u alle waardevolle gegevens die u hebt verzameld op een bruikbare en zinvolle manier kunt organiseren.

De tool die u kiest zou meer moeten bieden dan eenvoudige transacties. De tool zou u moet helpen bij het van het begin tot het einde beheren van uw evenement. De tool zou u moeten voorzien van waardevolle gegevens en rapporten die u kunt gebruiken voor het op het juist moment nemen van strategische beslissingen. Hier vindt u twee tools die we aanbevelen:

• Eventbrite: Met Eventbrite krijgt u met visuele analyses, grafieken en rapporten gedetailleerd inzicht in de mensen die uw evenement bijwonen. Daarnaast helpt de Eventbrite Organizer-app u in realtime op uw telefoon de ticketverkoop bij te houden, met mobiel inchecken op het evenement en live bijhouden van de deelnamecijfers.

• Bevy: Bevy is een tool waarmee u gemeenschapsevenementen kunt organiseren, fysiek of virtueel. Het is een alles-in-één platform dat u helpt allerlei soorten evenementen te plannen, te promoten en uit te voeren. Het biedt ook analyse voor een totaalplaatje en integreert met andere tools die u gebruikt.

Via e-mail communiceren met deelnemers

73% van de organisatoren van evenementen zeiden volgens een nieuwe Eventbrite-enquête dat e-mail een hele goede marketingstrategie was die ze in 2019 nog verder wilden verbeteren. Er is geen beter marketingkanaal om contact op te nemen met potentiële deelnemers (en in contact te blijven).

Tegelijkertijd zegt 52% van de organisatoren van evenementen dat ze denken dat het in 2019 moeilijker zal zijn om verkoop via e-mail te stimuleren. Daarom is een e-mailmarketingplatform van cruciaal belang om uw inspanningen bij te houden en uw verkoop te verbeteren.

Er zijn twee goede opties om via e-mail met deelnemers te communiceren:

• Marketo: Marketo is een dominante speler in de wereld van de e-mailmarketing. De sterkte van Marketo is de mogelijkheid om gedrag bij te houden en campagnes naar specifieke mensen te pushen. Als u een evenement organiseert voor potentiële klanten waar u vervolgens weer contact mee wilt opnemen om ze uiteindelijk door te verwijzen naar Verkoop, dan is Marketo geweldig.

• Iterable: Iterable is een geweldig e-mailmarketingtool voor het bereiken van enorme aantallen mensen die uw product al gebruiken. Als u een klantenevenement organiseert, kan Iterable wel eens de juiste tool voor u zijn.

Projectplanning voor evenementen, van begin tot eind

Wanneer evenementen soepel verlopen, kunnen uw deelnemers gewoon achteroverleunen en ervan genieten, of ze nu in een balzaal van een congrescentrum zitten of op hun bank een webinar bekijken. Om dat mogelijk te maken, moeten evenementplanners echter bij voorbaat een strategie hebben waarbij elk detail en elke deadline in de gaten wordt gehouden.

Dat is waar een werkbeheer zoals Asana van pas komt.

Vanaf de eerste brainstormsessie tot het toewijzen van taken aan belanghebbenden en het bijhouden van mijlpalen, met een werkbeheerplatform kunt u alle details op één plek bijhouden. Dankzij de verschillende manieren waarop u uw werk kunt visualiseren, schakelt u gemakkelijk van lijst naar agenda naar tijdlijn, zodat niet alleen uw takenlijsten maar ook uw timing op elkaar is afgestemd.

Gebruik Asana om een project te maken voor elk evenement dat u beheert en vul het bij elke stap die u in uw omgekeerde planning zet. Deel vervolgens het project (en zijn workflows, rollen en deadlines) met iedereen binnen uw organisatie die betrokken is bij het evenement, zodat ze weten wie wat wanneer doet, en de voortgang tijdens uw planning kunnen bijhouden.

Of u nu in een grote organisatie werkt of in een team dat uit één lid bestaat, u kunt altijd het aanpasbare evenementplanningssjabloon van Asana gebruiken om de takenlijsten en voortgang bij te houden die specifiek zijn voor de workflows van het evenement. U kunt ook uw eigen sjabloon voor evenementplanning maken, zodat u sneller met evenementen aan de slag kunt gaan.

Evenementplanningstools zijn slechts het begin

Wanneer u evenementplanningstools kiest die goed met elkaar integreren, krijgt u bij elke tool meer waard voor uw geld. Hoe minder zorgen u zich hoeft te maken over tools en tech stack, hoe meer tijd u heeft om u te concentreren op het realiseren van een ongelooflijk evenement.