30-60-90 dagenplan: nieuwe medewerkers gemakkelijk onboarden

Het wordt algemeen erkend dat de eerste 90 dagen bij gelijk welk bedrijf intimiderend kunnen zijn. Dit is ook niet de fout van een bepaalde persoon of bepaald programma. Er is veel dat uw nieuwe teamleden moeten leren, waaronder het gebruiken van verschillende tools, het navigeren van teamnormen en het aanpassen van hun eigen verwachtingen. Maar wanneer u nieuwe medewerkers begeleiding en verwachtingen biedt, geeft u hen de kans om vanaf de eerste dag een vliegende start te maken.

Een 30-60-90 dagenplan gidst een nieuwe medewerker doorheen het onboardingproces. Dit actieplan helpt uw teamleden haalbare doelen te stellen en essentiële items af te vinken, terwijl zij wennen aan hun nieuwe rol. In dit artikel beschrijven we de belangrijkste onderdelen van een 30-60-90 dagenplan en leggen we uit wat de voordelen zijn van het hebben van zo'n plan.

Wat is een 30-60-90 dagenplan?

Een 30-60-90 dagenplan geeft een overzicht van de eerste 90 dagen van de nieuwe job van een teamlid en maakt deze vertrouwd met het bedrijfsbeleid, teamwerk en de leerdoelen. Na het lezen van het 30-60-90 dagenplan zou een nieuwe medewerker de verwachte mijlpalen en deliverables voor de eerste 90 dagen moeten begrijpen, alsook de SMART-doelen op lange termijn.

De benchmarks zouden er als volgt kunnen uitzien:

• 1-30 dagen: De eerste 30 dagen omvatten een intensieve opleiding voor de functie. Dit is de periode waarin de nieuwe medewerker zoveel als mogelijk leert over het bedrijfsbeleid, de teamstructuur en de verantwoordelijkheden van de job.

• 31-60 dagen: Tijdens de volgende 30 dagen tewerkstelling krijgt de nieuwe medewerker de kans om wat deze geleerd heeft om te zetten in de praktijk door nieuwe taken op zich te nemen. Dit is een belangrijke leerperiode, maar er moet ook ruimte zijn voor fouten en groei gedurende deze tijd.

• 61-90 dagen: Tijdens de derde maand van de tewerkstelling begint de nieuwe medewerker de vaardigheden van de job te beheersen. Dit wil zeggen dat ze kunnen beginnen met het behalen van de SMART-doelen gesteld in hun 30-60-90 dagenplan. Dit is het moment waarop uw nieuwe medewerker de verwachtingen die u heeft gesteld zou moeten kunnen inlossen.

Het doel van een 30-60-90 dagenplan is om te verzekeren dat elke nieuwe medewerker zich welkom voelt in het bedrijf en de verantwoordelijkheden van hun rol begrijpt. Een 30-60-90 dagenplan kan gelijkaardige onderdelen bevatten voor alle nieuwe medewerkers, zoals het bedrijfsbeleid en de middelen. Maar vele onderdelen van het plan zijn uniek en gebaseerd op de rol en verantwoordelijkheden van elk individu.

Wat moeten nieuwe medewerkers bereiken in hun eerste 90 dagen?

Uw nieuwe medewerker moet in de eerste 90 dagen focussen op het integreren in de bedrijfscultuur en het beheersen van de functiebeschrijving. Hoewel er tijdens deze beginperiode tijd is voor nieuwe medewerkers om te helpen met taken buiten de onboarding, zouden de initiële doelstellingen van uw nieuwe medewerker moeten gaan over basisacclimatisering.

Dit zijn een aantal prestaties die u uw nieuwe medewerker zou kunnen vragen om gedurende de eerste 90 dagen te behalen:

• De bedrijfsmissie leren

• De organisatiestructuurkennen, waaronder de managementrollen en de eigen teamleden

• De verantwoordelijkheden gesteld in de functiebeschrijving begrijpen

• De routekaart van het project begrijpen van begin tot einde

• Korte termijn doelstellingenstellen voor lange termijn doelen

Aan het eind van de eerste 90 dagen van de nieuwe medewerker zou u een beoordelingsgesprek moeten hebben om hun voortgang te evalueren. Hierin kunt u opbouwende feedback bieden over wat ze bereikt hebben en hoe ze verder kunnen verbeteren in hun rol.

Een 30-60-90 dagenplan schrijven

Gewoonlijk zult u een 30-60-90 dagenplan schrijven vóór de onboarding van een nieuwe medewerker, of meteen na deze start in de job. Dit zorgt ervoor dat u waarschijnlijk nog niet veel weet over de persoonlijkheid of de sterke punten van uw nieuwe medewerker. In plaats van uw 30-60-90 dagenplan te maken gebaseerd op de persoonlijke vaardigheden van uw nieuwe medewerker, kunt u uw verwachtingen van hoe ze in hun nieuwe rol moeten evolueren, gebruiken om elk plan aan te passen.

Stap 1: Vragen stellen

Eens u iemand nieuw heeft aangenomen, begint u uw 30-60-90 dagenplan met het bekijken van het grotere plaatje en te evalueren hoe uw nieuwe medewerker in dit plaatje past. Stel uzelf alle mogelijke vragen over de jobfunctie, het onboardingproces en het team. Hier zijn een aantal vragen om te beginnen brainstormen:

• Welke behoefte moet deze persoon opvullen?

• Wat is het specifieke probleem dat u verwacht dat deze persoon zal oplossen?

• Wat moet deze persoon weten om succesvol te zijn?

• Wat zullen de dagelijkse verantwoordelijkheden van de nieuwe medewerker zijn?

• Hoe zal de nieuwe medewerker deel uitmaken van de projectontwikkeling?

Uw 30-60-90 dagenplan zal uw nieuwe medewerker uiteindelijk een helder beeld geven van hoe de eerste drie maanden er zullen uitzien. Door deze vragen vroeg genoeg te stellen, helpt u hen succesvol te worden en hun vaardigheden voor de rol op te bouwen.

Stap 2: Realistische verwachtingen stellen

Uw 30-60-90 dagenplan is geen dagelijkse lijst van activiteiten waaraan uw nieuwe medewerker zal werken. Uw doel is eerder om uw nieuwe medewerker een overzicht te geven van hun doel binnen het bedrijf.

Wanneer u uw 30-60-90 dagenplan maakt, moet u ook in gedachten houden dat een nieuw teamlid niet alles kan doen en leren tijdens de eerste paar maanden van tewerkstelling. U heeft misschien dringende behoeften die aangepakt moeten worden, maar probeer toch om niet te veel, te snel op het bord van uw nieuwe medewerker te gooien.

Bepaal wat een redelijke werkbelasting zou zijn en minimaliseer deze werkbelasting tenminste tijdens de eerste 30 dagen. Verwacht een leercurve. Als u dan ziet dat het nieuwe teamlid de dingen snel oppikt, kunt u waar nodig werk toevoegen.

Stap 3: SMART-doelen maken

Volgens een studie uit 2014 van BambooHR verliest het gemiddelde bedrijf een zesde van hun nieuwe medewerkers elke maand van de eerste drie maanden. Door uw nieuwe medewerker SMART-doelen te geven van zodra deze deel uitmaakt van het team, kan het behoud toenemen doordat teamleden zo een meetbaar doel hebben om naartoe te werken.

Het specifieke doel dat u stelt voor uw nieuwe medewerker zal afhankelijk zijn van hun specifieke rol en niveau binnen het bedrijf. Bekijk hier een aantal voorbeelden van 90 dagen SMART-doelen voor verschillende werknemersfuncties:

• Schrijver: Publiceer drie succesvolle artikels voor een van onze klanten. Dit omvat elk artikel doorheen het hele publicatieproces te voeren van QA tot het intern redigeren, het redigeren door de klant en de definitieve bewerkingen.

• Klantondersteuning: Werk samen met teamleden om 30 tickets af te handelen. Dit omvat het leren kennen van het interne computersysteem en het oplossen van een reeks onverwachte technische problemen.

• Agentschap: Werk samen met belanghebbenden om één promotieartikel te schrijven. Promoot het artikel daarna bij bloggers en zorg dat het succesvol gepubliceerd wordt op tenminste drie websites die relevant zijn voor de klant.

Tijdens de eerste 90 dagen van een nieuwe medewerker moet de focus liggen op het zorgen dat deze zich comfortabel voelt in de nieuwe rol. Maar meetbare doelen toevoegen aan hun actieplan, kan hun een project geven waaraan ze kunnen werken. Zo krijgen ze niet het gevoel dat hun enige doel is het schaduwen van anderen.

Stap 4: Een mentor aanstellen

Een 30-60-90 dagenplan is geen document dat u overhandigt aan uw nieuwe medewerker om hen zomaar simpelweg te laten beginnen werken aan hun taken. Dit document moet een referentie zijn voor uw nieuwe medewerker terwijl ze samenwerken met u en andere teamleden om hun taken te voltooien.

Stel een mentor aan voor uw nieuwe medewerker wanneer u uw plan schrijft. Deze kan uw nieuwe medewerker dan indien nodig advies en begeleiding bieden. Deze persoon zal dan hun go-to begeleider zijn bij wie ze met alle mogelijke vragen terechtkunnen. Een goede mentor kan uw nieuwe medewerker helpen zich te oriënteren zodat deze zich niet overdonderd voelt in de nieuwe werkomgeving.

Zorg dat de mentor die u aanstelt voor uw nieuwe medewerker niet hun manager is. Zo hebben ze iemand bij wie ze terechtkunnen met vragen over de wisselwerking binnen het team en de teamnormen. Als manager kunt u focussen op het bieden van een bredere begeleiding over lange termijn doelen en optimale werkwijzen om samen te werken binnen het team.

Stap 5: Regelmatige controlepunten instellen

Bij het maken van een 30-60-90 dagenplan is het belangrijk om te onthouden flexibel te blijven. Zelfs wanneer u denkt dat uw plan een exact overzicht biedt van wat u hoopt dat uw nieuwe medewerker zal presteren, is er geen garantie dat de eerste 90 dagen zullen verlopen zoals verwacht.

Het zou bijvoorbeeld kunnen dat een ander team hulp nodig heeft van uw nieuwe medewerker tijdens de eerste week van hun tewerkstelling. Dit kan de SMART-doelen die u voor hen vooropgesteld had, laten ontsporen. Het is ook mogelijk dat uw nieuwe medewerker trager of sneller leert dan u had verwacht. Wanneer u begrijpt dat het plan geen schema is, maar een overzicht, zal u zich beter voelen over de hoeveelheid werk u erin heeft gestoken.

Essentiële onderdelen van een 30-60-90 dagenplan

De inhoud van een 30-60-90 dagenplan is uniek voor het teamlid dat uw organisatie komt versterken, maar het raamwerk van het plan zou er gelijkaardig moeten uitzien. De essentiële onderdelen van een 30-60-90 dagenplan omvatten:

• Bedrijfsmissie: Verklaar kort de missie van uw bedrijf in het begin van uw 30-60-90 dagenplan om uw nieuwe medewerker een idee te geven waar uw bedrijf voor staat.

• Richtpunten: Richtpunten kunnen informatie bevatten over uw bedrijfscultuur en uitweiden over de kernwaarden van uw bedrijf. Deze punten kunnen bijvoorbeeld het volgende omvatten: "Vragen stellen... Relaties evalueren... Een teamspirit hebben... Gezondheid vooropstellen..."

• Ontmoet het team: In deze sectie kunt u foto's en tekstjes toevoegen van de mensen waarmee uw nieuwe medewerker nauw zal samenwerken. Dit kan een handige referentie zijn voor uw nieuwe medewerker bij het leren van alle namen en rollen van de teamleden.

• Overzicht van de eerste dag: Het overzicht van de eerste dag is de enige sectie van het 30-60-90 dagenplan dat een gedetailleerd schema weergeeft voor de nieuwe medewerker. Doe uw best om uw nieuwe medewerker te laten weten wat te verwachten op hun eerste werkdag, ook al is het mogelijk dat dit schema wijzigt. Dit omvat login-informatie en de stappen om hun e-mail en de voicemail van hun telefoon in te stellen. Zo krijgen ze niet het gevoel verloren te lopen en niet te weten wat te doen of waar ze naartoe moeten.

• Topprioriteiten: De sectie topprioriteiten van het plan omvat een overzicht van de jobverantwoordelijkheden van de nieuwe medewerker en alle behoeften die u hoopt dat zij zullen invullen in hun nieuwe rol.

• SMART-doelen: Zoals hierboven reeds vermeld, moeten de SMART-doelen die u opsomt in uw 30-60-90 dagenplan meetbare, job-relevante doelen zijn, waarvan u hoopt dat de nieuwe medewerker ze behaalt binnen de eerste 90 dagen.

• Middelen: In de sectie middelen voegt u links toe naar de bedrijfshandleiding, functiebeschrijving, team directory en andere relevante middelen. U kunt in deze sectie middelen toevoegen waarvan u denkt dat ze handig kunnen zijn voor het teamlid bij het vertrouwd raken aan het bedrijf en de job.

Gebruik dit 30-60-90 dagen overzicht als raamwerk voor het uitbouwen van een aangepast plan dat werkt voor de onboarding van elke nieuwe medewerker.

Het onboardingsproces stroomlijnen met werkbeheertools

Als u op dezelfde locatie samenwerkt, kan het nuttig zijn om uw 30-60-90 dagenplan te printen en aan uw nieuwe medewerker af te geven op hun eerste werkdag. Maar als de onboarding op afstand gebeurt, zult u uw 30-60-90 dagenplan online moeten delen. Een doeltreffende manier om dit te doen is door projectbeheersoftware te gebruiken. Eens u het plan heeft gedeeld, kunt u de software gebruiken om de voortgang van het teamlid bij te houden en te monitoren.

Projectbeheersoftware laat u ook toe het onboardingsproces te stroomlijnen met dagelijkse actiepunten. Eens uw nieuwe medewerker de eerste 90 dagen tewerkstelling voltooid heeft, kan deze zo naadloos overstappen naar een actieve rol binnen het team. Bekijk ons gratis sjabloon voor onboarding van werknemers om uw nieuw teamlid te helpen succesvol te worden.