Vox Media versnelt creatieve campagnes met Asana

Hoogtepunten

Uitdaging

• Voordat Vox Creative Asana begon te gebruiken, had het team versnipperde communicatie, met belangrijke RFP-gegevens en deadlines die verloren gingen in e-mail en Slack.

• Naarmate het team groeide, werd het moeilijker om meerdere werkkanalen te beheren.

• Zonder een centrale plaats om samen te werken, was er een grote kloof tussen de creatieve en verkoopteams.

Oplossing

• Vox Creative heeft Asana langzaam naar de hele studio uitgerold, met behulp van integraties, zodat teams hun eigen tools zoals Salesforce en Slackkonden blijven gebruiken.

• Het team ontwikkelde frictieloze workflows om de handoffs tussen de verkoop- en creatieve teams te verbeteren. 

• Het bijhouden van alles in Asana zorgt ervoor dat alle teams vanuit dezelfde informatie werken. Cruciale projectdetails zijn vooraf duidelijk en verkoop- en productiecycli zijn efficiënter.

Uitkomst

• Versnelde RFP- en campagneproductieprocessen.

• Verhoogde capaciteit naarmate het team groter werd.

• Maakte wrijvingsloze communicatie mogelijk tussen verkoop- en creatieve teams.

Sneller werken met duidelijke workflows

Corri Skinner, Executive Director for Client Success, leidt het creatieve operations-team van de studio terwijl ze projecten van begin tot eind beheren, van strategie tot productie tot distributie. Ze is verantwoordelijk voor de klantervaring, zorgt voor een hoog niveau van vertrouwen en kwaliteit en zorgt ervoor dat alles op tijd loopt. Er kunnen tot 70 campagnes en meer dan 100 contentstukken tegelijk in uitvoering zijn, dus het team van Corri beheert de stroom van informatie en processen en helpt de 70 teamgenoten van de studio om te doen waar ze het best in zijn: creatief werk.

Het team van Corri had een werkmanagementplatform nodig dat hen kon helpen RFP's te beheren en naadloos campagnes uit te voeren.

Automatiseringen stroomlijnen handoffs tussen verkoop en creatief

• Wanneer verkoop een Opportunity creëert in Salesforce, gaat er een nieuw project automatisch starten in Asana, waar teams de creatieve strategie, het mediaplan, het pitchdeck en het onderzoek beheren. 

• Zodra verkoop de deal heeft gewonnen, wordt het Asana-project automatisch gevuld met een nieuwe reeks taken en kan het Vox Creative-team meteen aan de slag met alle achtergrondinformatie uit de RFP, rechtstreeks in Asana.

Gecentraliseerd werkmanagement helpt teams sneller te werken

• Met alle informatie in Asana is het gemakkelijk voor Vox Creative om te verwijzen naar pitches voor partnerschappen die niet hebben gewerkt en deze bij te werken voor een nieuwe klant. Of ze kunnen voortborduren op eerdere succesvolle projecten. 

• Het team gebruikt sjablonen om elke nieuwe campagne te starten, waardoor het sneller is om aan de slag te gaan. Ze hebben hun workflows in de loop der jaren herhaald en hun sjablonen voortdurend verbeterd.

Content creëren voor een betere toekomst

Vooruitkijkend, staat het team te popelen om projecten rond de bloeiende podcastactiviteiten van Vox aan te pakken. Ze hebben onlangs hun eerste branded podcast met Ben & Jerry's gemaakt, die de geschiedenis van systematisch racisme in Amerika ontrafelt. Projecten zoals deze combineren passie met belangrijk werk en Asana helpt ze vooruit te blijven gaan. En dat is iets dat het waard is om over te praten.