United Way of Salt Lake reageert op 25% meer subsidievoorstellen en verhoogt gemeenschapsimpact met Asana

In 2013 verlieten een jonge vrouw genaamd Nour en haar familie hun huis en uitgebreide familie in Syrië om toevlucht en een beter leven te vinden in Utah. Ze spraken geen Engels en hadden geen geld. Met de hulp van United Way of Salt Lake (UWSL) schreef Nour zich in op een UWSL-gemeenschapsschool, leerde Engels en werd ze gekoppeld aan een mentor om haar door haar middelbare schoolervaring te begeleiden. In 2018 studeerde ze af aan de middelbare school en spaart nu voor de universiteit en vrijwilligerswerk voor UWSL.

"Als je het snel wil doen, doe het dan alleen. Als je ver wilt gaan, ga dan samen" staat op de website van United Way of Salt Lake als een herinnering dat ze via partners en de gemeenschap duizenden mensen zoals Nour in hun omgeving kunnen helpen. Door samen te werken met partners en vrijwilligers om onderwijskansen en levensresultaten voor mensen in nood te verbeteren, helpt UWSL honderdduizenden mensen zoals Nour nieuwe onderwijsniveaus te bereiken.

Bill Crim, de CEO van de organisatie, kijkt naar statistieken op hoog niveau, zoals hun donorbasis en bedrijfscultuur, terwijl leden van zijn team - Katy Shoemaker, Grants Manager, Amy Ahrens Terpstra, VP van Collective Impact Partnerships, Luis Miranda, Director of Capacity Building, en Courtney Dean, Volunteer Engagement Manager - programma's in de hele organisatie beheren.

Naarmate het team van UWSL de afgelopen jaren is gegroeid, hebben ze ook de reikwijdte van hun werk uitgebreid. Ze hebben meer vrijwilligers aangenomen, meer evenementen georganiseerd, meer partners aangetrokken en programma's voor mentorschap en gemeenschap in het Salt Lake-gebied opgebouwd. Al dit extra werk - en extra teamleden - leidde tot een gevoel van chaos onder werknemers en wat Bill "e-mailoverweldiging" noemt. Het werk in de hele organisatie was geïsoleerd en verspreid, wat leidde tot een gebrek aan zichtbaarheid in wat werknemers deden en het delen van kennis moeilijk maakte. Bill erkende dat dit een suboptimale manier van werken was om hun doelen te bereiken, dus ging hij op zoek naar een manier waarop de organisatie effectiever kon werken.

De zoektocht naar een oplossing

Geobsedeerd door het vinden van een betere manier van werken, begon Bill op zoek te gaan naar een werkbeheeroplossing. Hij kwam Asana tegen en testte het uit met zijn assistent, daarna met een groter team. Ten slotte koos hij voor Asana omdat het de beste oplossing was die aan zijn criteria voldeed:

• Het is eenvoudig en gebruiksvriendelijk opgebouwd.

• Communicatiefunctionaliteit was ingebouwd, zodat het team kon afstappen van e-mail

• Het integreert met de andere tools die ze gebruiken, zoals Google Drive, Outlook en Slack

• Werk was toegankelijk vanaf elk apparaat via de mobiele app

Nadat hij het met een team had getest, begon UWSL Asana organisatiebreed uit te rollen. Ze identificeerden powerusers om trainingen te leiden, met als doel een kampioen binnen elk team te hebben. Om nieuwe werknemers te helpen sneller aan de slag te gaan, bouwden ze ook Asana-training in hun onboardingproces in en leunden ze op het klantsucces -team van Asana om enkele trainingen uit te voeren.

Werk vooruit helpen - voor hun team en hun gemeenschap

Het UWSL-team heeft tal van voordelen gezien sinds het uitrollen van Asana in de hele organisatie, waaronder het reageren op meer subsidievoorstellen en het besparen van tijd op routinetaken. Hier lees je hoe:

• Elk teamlid weet hoe hun werk bijdraagt aan de doelen van de organisatie: door teamprioriteiten naast afdelings- en organisatiedoelen in Asana bij te houden , ziet iedereen hoe hun werk bijdraagt aan het grotere geheel.

• Processen voor grote initiatieven, zoals subsidievoorstellen, worden gestroomlijnd: door sjablonen te gebruiken, kan het team 25% meer subsidievoorstellen aannemen en nog grotere subsidies aanvragen, omdat ze weten dat er geen stappen over het hoofd worden gezien.

• Ze kunnen meer vrijwilligersmogelijkheden bieden voor hun gemeenschap en partners: het beheren van vrijwilligersaanvragen met behulp van een Google Form helpt het team hun initiatieven efficiënter te laten verlopen door het vrijwilligersbeheerproces te automatiseren.

• Het wervingsproces is meer collaboratief: het bijhouden van het wervingsproces in Asana maakt de stappen van het proces duidelijk, omdat elke stap in een project wordt beschreven en iedereen die bij het proces betrokken is, kandidaten kan controleren.

• Iedereen heeft duidelijkheid over verantwoordelijkheden: door Asana te gebruiken om interne vergaderingen te beheren, worden actiepunten in realtime toegewezen, zodat de volgende stappen duidelijk zijn.

Evolueren om hun gemeenschap beter van dienst te zijn

UWSL is altijd in ontwikkeling om hun impact en bereik te vergroten, voortdurend op zoek naar nieuwe manieren om meer zinvolle partnerschappen te creëren en hun gemeenschap ten goede te veranderen. De kern van wat ze doen is een betrokken team en een gestage stroom van financiering voor succesvolle initiatieven. Zonder deze twee elementen zou hun werk onmogelijk zijn. Voor UWSL speelt Asana een cruciale rol bij het betrokken houden van werknemers, het duidelijk maken van verantwoordelijkheden, waardoor ze meer financieringsmogelijkheden kunnen nastreven - en hen uiteindelijk helpen hun gemeenschap naar grotere educatieve hoogten te brengen.