Hope for Haiti verbetert de levens van meer Haïtianen met Asana

Haïti, een cultureel rijk Caribisch land dat een eiland deelt met de Dominicaanse Republiek, heeft een lange geschiedenis van natuurrampen. Een van de grootste was een aardbeving met een kracht van 7,0 in 2010 die op minder dan 20 mijl afstand van de hoofdstad van het land plaatsvond. Hoewel schattingen van het dodental variëren, geloven velen dat meer dan 200.000 mensen stierven. En in 2016 raasde orkaan Matthew door het land, waarbij meer dan 500 doden vielen en meer dan een miljoen daklozen achterbleven.

Hope for Haiti, een non-profitorganisatie die zich inzet voor het verbeteren van de levenskwaliteit van Haïtianen, vooral kinderen, was er voor, tijdens en na deze rampen. De organisatie ondersteunt en helpt Haïtianen uit de armoede te halen door middel van programma's die zich richten op onderwijs, gezondheidszorg, infrastructuur, toegang tot water en leningen en subsidies aan Haïtiaanse bedrijven en ondernemers.

Skyler Badenoch is al drie jaar CEO van Hope for Haiti, maar zijn liefde voor Haïti begon meer dan dertien jaar geleden. Hij was getuige van de reactie van Hope for Haiti op de aardbeving van 2010 en heeft zelf een handje geholpen. Vandaag houdt hij toezicht op een team van 65 mensen in zowel Haïti als de VS. Tien leden van zijn team werken vanuit de VS en richten zich op fondsenwerving, marketing, administratieve ondersteuning, financiën en bestuur, terwijl de andere 55, gevestigd in Haïti, artsen, verpleegkundigen, opvoeders en beheerders zijn - die allemaal Haïtiaans zijn. De binationale organisatie zet zich in voor transparantie, verantwoordelijkheid en goed bestuur. Ze zijn ook een van de best beoordeelde non-profitorganisaties door externe beoordelingsplatforms zoals Charity Navigator en Guidestar. Door best practices in hun werk te volgen, moedigen ze het vertrouwen in Haïti en in filantropie in het algemeen aan.

Hoe groei leidde tot een behoefte aan verandering

In 2007 beheerde Hope for Haiti een jaarlijks budget van $ 1 miljoen en vier personeelsleden in Haïti. Sindsdien hebben ze hun personeel met 15x en hun budget met 4x verhoogd - en dat is zonder hun in natura donatieprogramma, dat is gegroeid tot $ 11 miljoen (meer dan 10x). Hoewel de groei van de organisatie heeft geleid tot een grotere impact in Haïti, heeft het ook uitdagingen aan het licht gebracht, zoals inefficiënte communicatie, donateursrelaties en rapportage.

In de meest recente SWOT-analyse van de organisatie - die het om de paar jaar doet - identificeerden meerdere mensen project- en donateurscommunicatie als een gebied voor organisatorische verbetering. Als gevolg hiervan besloot Skyler platforms te onderzoeken die hen konden helpen hun werk op één plaats te communiceren en te beheren.

De zoektocht naar een oplossing

Gewapend met de SWOT-analyseresultaten identificeerde Skyler snel vier gebieden waarop een werkbeheerplatform knelpunten zou kunnen verwijderen. Hij moest:

• Processen waar mogelijk stroomlijnen en automatiseren , zoals rampenbestrijding, noodprotocollen, subsidieaanvragen en -beheer en rapportage.

• De zichtbaarheid vergroten op het werk dat in de hele organisatie plaatsvindt, zodat teamgenoten elkaar niet hoeven te pingen voor updates.

• Communicatie op één plek centraliseren , van teamdiscussies en check-ins tot donateurrelaties en rapportage.

• Projectbeheer en rapportage verbeteren , zodat projecten vlot verlopen, het rapportageproces eenvoudig is en donoren de organisatie vertrouwen.

Nadat hij een andere lichtgewicht werkbeheertool had geprobeerd, was Skyler teleurgesteld - het was niet intuïtief of robuust genoeg voor de behoeften van zijn team. Maar toen zijn executive coach, een collega en een branchegenoot allemaal Asana voorstelden, besloot hij de gratis versie uit te proberen om te zien of deze aan de behoeften van de organisatie zou voldoen.

Op basis van zijn onderzoek wist Skyler dat de beste manier voor Asana om een succes te zijn, zou zijn om de steun van de leidinggevenden te krijgen. Hij besloot om eerst de kernleiding aan boord te krijgen en vertrouwd te maken met het gebruik van Asana en het vervolgens uit te rollen naar andere leden van de organisatie. Dus begon hij Asana te gebruiken met zijn team om hun wekelijkse doelen te stellen en incheckvergaderingen bij te houden. Op maandagochtend voegden ze elk drie professionele doelen en één persoonlijk doel toe aan het gedeelde Asana-project. Gedurende de week hielden teamgenoten contact met elkaar via reacties.

Het gebruik van Asana om deze wekelijkse doelen bij te houden werd al snel automatisch voor het team. Ze konden de status van elk doel zien, en deze taken fungeerden als een ingebouwde agenda voor de vergadering van elke week, en het verbeterde onmiddellijk het vermogen van het team om te communiceren.

De organisatiebrede uitrol

Terwijl Hope for Haiti begon met het gratis abonnement van Asana, wist de organisatie dat het effectiever kon werken met betaalde functies. Dus toen Asana medio maart 2020 aankondigde dat het gratis Asana Business-abonnementen zou aanbieden aan non-profitorganisaties die in de frontlinie werken aan medisch onderzoek en hulp voor COVID-19, vroeg Skyler het aan en doneerde Asana een gratis Business-abonnement voor de komende 12 maanden.

Met de kracht van Asana Business begon Skyler op zoek te gaan naar manieren om het werk van de hele organisatie naar het platform te verplaatsen. Hun grootste en belangrijkste initiatief - hun jaarlijkse strategische plan - was als eerste aan de beurt en Skyler wendde zich tot de Asana-adviseurs voor hulp. Met de begeleiding van een adviseur transformeerden Skyler en het team hun complexe plan van meerdere doelstellingen, strategieën en tactieken in Asana-projecten. Nu gebruikt het Hope for Haiti-team portfolio's om  het werk naar het strategische plan in de hele organisatie en de tijdlijnen van het project bij te houden om de voortgang te zien en statusrapporten te maken. Met de hoeksteen van de organisatie in Asana, voelde Skyler zich opnieuw bevestigd dat Asana de juiste oplossing was voor zijn team.

Asana in de hele organisatie gebruiken

Met de basis gelegd door hun wekelijkse doelen en strategische planprojecten in Asana, breidden Skyler en de organisatie hun gebruik uit met meer workflows, waaronder:

• Subsidieaanvraag en -beheer: het in de VS gevestigde team gebruikt Asana om hun fondsenwervingsinspanningen te beheren, zodat ze niet op het laatste moment moeten worden gedaan. Bovendien, toen de SWOT-analyse inefficiënties in het veiligstellen en rapporteren van subsidies identificeerde, verplaatsten ze die processen naar Asana. Nu gebruikt het team Asana om subsidieaanvragen, rapportage en verwachte contante inkomsten uit subsidies te beheren.

• Protocolnaleving: het in Haïti gevestigde team gebruikt Asana voor alles, van interne communicatie tot rapportage en COVID-19-protocollen. Wanneer zich een noodsituatie voordoet, zoals COVID-19, gebruikt het team Asana om responsprotocollen te maken en uit te rollen. Ze hebben bijvoorbeeld een geavanceerde procedure opgesteld voor het accepteren en behandelen van patiënten in hun ziekenboeg, waaronder het nemen van hun temperatuur, een handwasstation, het uitdelen van maskers en meer. Ze documenteren het protocol in een Asana-project en gebruiken het om intern te communiceren, zodat elke werknemer de nodige stappen volgt.

• Het bijhouden van giften in natura: dit jaar is het doel van het programma om meer dan $ 20 miljoen aan donaties te overschrijden - bijna het dubbele van hun gebruikelijke doel van $ 11 miljoen - waaronder medicijnen, medische benodigdheden en apparatuur die naar Haïti moeten worden geleverd, geïmporteerd en gedistribueerd naar partners en mensen in grootste nood. Het proces wordt nu bijgehouden in Asana in plaats van te vertrouwen op Excel-spreadsheets.

Een betere donorervaring met Asana

Met de hulp van Asana Business kan Hope for Haiti nu sneller werken met donoren. In een recente gelegenheid werd de organisatie gekozen door professionele tennisser, Naomi Osaka, om een donatie van $ 25.000 te ontvangen van haar deelname aan een online gamingtoernooi om te helpen met COVID-19-hulpverlening. Het Hope for Haiti-team gebruikte Asana om de relatie te navigeren, ervoor te zorgen dat ze de juiste materialen stuurden en geen enkel contactpunt met Naomi's team misten.

En toen Hope for Haiti de donatie ontving, wilde het de impact ervan aan Naomi rapporteren. Vóór Asana zou dit proces meerdere bestanden en een lange e-mailreeks hebben ingebracht. Maar door de impact van de donatie in Asana bij te houden, kon het team in slechts een paar weken een rapport samenstellen en delen met Naomi.

Terug naar hun basis

Hoewel COVID-19 de focus voor Hope for Haiti heeft verschoven (en een voorbeeld is geweest voor hoe snel het kan reageren in het licht van een noodsituatie met behulp van Asana), blijven Skyler en het team zich sterk inzetten om de naald op hun kerninitiatievente verplaatsen: het verbeteren van de toegang tot kwaliteitsonderwijs, gezondheidszorg, schoon drinkwater, medische donaties in natura en economische kansen. Met behulp van Asana weet Skyler dat de impact van de organisatie op deze initiatieven alleen maar zal toenemen met de nieuwe efficiëntie en processen.

En met een hernieuwde verbinding tussen de kernwaarden van de organisatie en hoe ze hun doelen bereiken, is Hope for Haiti beter dan ooit in staat om haar doelen te blijven overtreffen. Het team zal bijvoorbeeld Asana gebruiken om zijn jaarlijkse Hike for Haiti -fondsenwerving te plannen, die mensen van over de hele wereld uitdaagt om te wandelen in solidariteit met schoolkinderen die onredelijke afstanden naar school in Haïti lopen. De veranderingen die Skyler en zijn team hopen aan te brengen, vertegenwoordigen een grote berg om te beklimmen, maar zijn team is beter dan ooit in staat om de reis te maken en hun geliefde Haïti te beïnvloeden met de hulp van Asana.