HelloFresh levert innovatieve recepten aan haar klanten met Asana

HelloFresh heeft een ambitieuze missie: de manier waarop mensen eten voor altijd veranderen. Hun doel is om elk huishouden te voorzien van gezonde, zelfgemaakte maaltijden, zonder boodschappen en zonder gedoe. En ze zijn goed op weg om dit te bereiken. Het bedrijf is nu 's werelds grootste leverancier van maaltijdpakketten en heeft een opmerkelijke groei doorgemaakt sinds het in 2011 in Duitsland begon.

In slechts tien jaar tijd is het bedrijf gegroeid om alleen al in 2021 ongeveer een miljard maaltijdpakketten te leveren aan klanten in 17 landen, wat jaarlijkse netto-inkomsten van €6 miljard zal genereren. In 2017 voltooide HelloFresh een succesvolle beursgang op de beurs van Frankfurt en verstevigde het zijn status als 's werelds populairste leverancier van maaltijdpakketten.

Om de manier waarop mensen eten te helpen veranderen, levert HelloFresh maaltijdpakketten met alle ingrediënten die nodig zijn om thuis een gezonde, lekkere maaltijd te bereiden. Alles wat nodig is voor een heerlijke maaltijd wordt zorgvuldig gepland, ingekocht en op een geschikt tijdstip bij de voordeur van elke klant afgeleverd. Dit vermindert ook voedselverspilling en helpt shoppers geld te besparen, omdat HelloFresh de ingrediënten alleen in de exact benodigde hoeveelheden inkoopt.

Technologie: Een belangrijke succesfactor bij HelloFresh

Technologie is een belangrijke stimulator voor het succes van HelloFresh bij hun wereldwijde groei. Het bedrijf gebruikt technologie om hun klanten een meerwaarde te bieden, zoals ze delen op hun HelloTech-blog, waarop onderwerpen worden onderzocht als toevoerketenbeheer, het gebruik van Kubernetes-clusters en Kafka voor gegevensorkestratie.

De toeleveringsketen is een van de meest kritische succesfactoren voor een organisatie als HelloFresh. Het bedrijf moet consequent ingrediënten van hoge kwaliteit voor zijn maaltijdpakketten inkopen en zich tegelijkertijd voortdurend aanpassen aan veranderende voorkeuren van klanten en seizoensgebonden veranderingen in de beschikbaarheid van ingrediënten.

Hiervoor vertrouwt HelloFresh op haar twaalf personen tellende afdeling Strategic Procurement om de inkoopactiviteiten in de DACH-regio te coördineren. Het team gebruikt Asana om dit complexe proces te beheren, zodat ze zicht hebben op al het werk dat op de afdeling gebeurt en mogelijke fouten kunnen verminderen. 

Asana zorgt voor succesvolle coördinatie tussen afdelingen voor HelloFresh

Het Strategic Procurement-team werkt nauw samen met de receptontwikkelaars van HelloFresh om innovatieve, maar toch eenvoudige, lekkere en seizoensgebonden maaltijden te creëren voor al hun klanten. Het is een tweerichtingsrelatie: receptontwikkelaars moeten weten wat er voor hen beschikbaar is, en Strategische Inkoop moet deze ingrediënten in voldoende hoeveelheden kunnen inkopen. Er is ook de extra complexiteit van het vinden van ingrediënten tegen de juiste prijs, want HelloFresh hecht er veel waarde aan haar klanten te verzekeren dat ze verse en betaalbare maaltijdopties krijgen. Ze verwerken ook voortdurend feedback van klanten in hun recepten om de kwaliteit en aantrekkingskracht ervan te verbeteren.

Ervoor te zorgen dat het proces tussen het vinden van ingrediënten en het ontwikkelen van recepten soepel verloopt is geen gemakkelijke taak. Op hun hoofdkantoor in Duitsland vertrouwt HelloFresh op Asana om ervoor te zorgen dat afdelingen zoals Strategische inkoop en het Ingrediëntontwikkelingsteam hun werk kunnen coördineren en naadloos kunnen samenwerken.

Voordat ze hun werk in Asana beheerden, vertrouwde HelloFresh op spreadsheets om hun inkoop- en inventarisatieproces van ingrediënten in kaart te brengen en deze vervolgens via e-mail met verschillende teams te delen. HelloFresh wist dat ze een nieuwe manier nodig hadden om dit kritieke werk te beheren op een manier die de communicatie zou verbeteren, verantwoording zou stimuleren en prioriteit zou geven aan de ingrediënten en recepten met de grootste impact om de klanttevredenheid te vergroten. 

Nu kan iedereen in het team gemakkelijk zijn of haar ingrediënteninventarisproject in Asana raadplegen om te controleren of ingrediënten alleen in bepaalde seizoenen of voor een bepaald type keuken beschikbaar zijn, en gemakkelijk producten die ongeschikt zijn voor rauwe consumptie uitsluiten van specifieke recepten. Met Asana is informatie over ingrediënten altijd gemakkelijk toegankelijk, waardoor het team sneller kan handelen. 

Asana werd vervolgens snel omarmd door het Ingredient Development-team, dat nauw samenwerkt met het Strategic Procurement-team bij aanvragen voor nieuwe ingrediënten en om de voorraad te beheren die wordt gebruikt in de menu's die hun klanten kopen. In een drukke maand krijgen ze meer dan 100 aanvragen voor nieuwe producten en ingrediënten, en er zijn veel bewegende delen die beheerd moeten worden, teams waarmee samengewerkt moet worden en actiepunten die voltooid moeten worden. HelloFresh DACH biedt bijvoorbeeld elke week 30 verschillende recepten aan, dus flexibiliteit en wendbaarheid is een must. 

Een soepele en naadloze migratie naar Asana

Volgens Mónica Mora, een Ingredient Developer, verliep de migratie naar Asana soepel en naadloos. “Bij het uitrollen van Asana volgden we een eenvoudig watervalproces. We zijn begonnen met het in kaart brengen van al ons werk en dat vervolgens over te brengen naar Asana," vertelde Mónica. "Vervolgens hebben we bepaald wie er in elke fase van het ingrediëntensourcingproces betrokken is en welke details en subtaken aan elke actie moeten worden toegewezen om de aanvraag verder te brengen. We hebben geprobeerd om het vorige proces zo goed mogelijk na te bootsen, zodat het team er vertrouwd mee was en het proces soepel kon verlopen." 

Volgens Mónica versterkt het gebruik van Asana het Ingrediëntenteam: "We maken heel veel gebruik van regels om stappen in ons proces te automatiseren. Een ingrediëntaanvraag wordt weergegeven als een taak in ons project en beweegt zich aan de hand van regels automatisch naar verschillende secties, waarbij het de verschillende fases van ons proces doorloopt. Wanneer de aanvraag wordt verplaatst naar een nieuwe sectie, wordt de taak automatisch opnieuw toegewezen aan het teamlid dat deze stap zal uitvoeren. Bijvoorbeeld, wanneer een proefmonster wordt afgeleverd, wordt de taak opnieuw toegewezen aan de persoon die verantwoordelijk is voor de kwaliteitscontrole. Daarna wordt de aanvraag verplaatst en opnieuw toegewezen aan de Strategic Purchasing-afdeling die verantwoordelijk is voor de aankoop van het product." Hierdoor kan het team zien in welke fase elke aanvraag zich bevindt en wie verantwoordelijk is voor die stap. "Zodra het perfecte ingrediënt getest en goedgekeurd is, informeert Asana automatisch alle belanghebbenden dat het ingrediënt is toegevoegd aan het repertoire", vertelt Mónica. "En dan kunnen onze receptontwikkelaars het nieuwe ingrediënt gaan gebruiken".

De processen van HelloFresh worden sneller uitgevoerd met Asana

Door Asana te introduceren om hun ingrediëntenaankoop en voorraadproces te beheren, kan HelloFresh sneller nieuwe seizoensgebonden recepten ontwikkelen en lanceren die voldoen aan de voorkeuren van hun klanten. Mónica benadrukt dat met Asana actiepunten zichtbaar zijn, verantwoordelijkheden duidelijk zijn en teamleden weten wanneer hun werk af moet zijn, wat ervoor zorgt dat ze hun deadlines halen. En dat is een lekker pluspunt dat bij iedereen in de smaak valt.

Een heerlijke toekomst met Asana

Vanwege het grote succes dat tot nu toe werd geboekt, integreert HelloFresh op dit moment nieuwe processen, zoals de implementatie van een proces waarbij nieuwe leveranciers op projecten kunnen bieden en de offboarding van ingrediënten wordt geregeld om naadloos te synchroniseren met de ingrediëntaanvragen. Mónica voorziet dat andere teams die de voordelen zien die de Strategic Procurement- en Ingredient Development-teams zien in de toekomst ook Asana gaan gebruiken. Andere teams testen Asana bijvoorbeeld al voor recepttesten en rapportage. Voor haar eigen team is Mónica van plan om meer van Asana's krachtige functies en tijdbesparende rapportagecapaciteiten te benutten en zo te helpen bij het ontwikkelen van innovatieve recepten die voldoen aan de evoluerende klantvoorkeuren. Nu, dat klinkt pas heerlijk.