Dr. Martens ontwikkelt zijn iconische merk met Asana

Hoogtepunten

Uitdaging

• Vroeger beheerde het Creative Services-team inkomende creatieve aanvragen in een spreadsheet. 

• Het was hoofdpijnverwekkend om op deze manier werk bij te houden en toe te wijzen, en nieuwe opdrachten kwamen uit alle richtingen: vergaderingen, e-mails en gesprekken in de wandelgangen.

• Er was geen holistisch overzicht van projecten van begin tot eind, of een toegankelijke plaats om teamwerkbelastingen te zien.

Oplossing

• Het team gebruikt Asana om het creatieve aanvraagproces te standaardiseren en te automatiseren. 

• Ontwerpers in het Verenigd Koninkrijk en de rest van Europa gebruiken Asana om hun werk te beheren en te communiceren over creatieve middelen, waardoor ze consistent blijven en de verantwoordelijkheid van het team vergroten. 

• Leiders en stakeholders kunnen de werklast van het creatieve team in Asana zien, waardoor ze beter kunnen plannen voor de toekomst.

Uitkomst

• Verbeterde consistentie van het merk Dr. Martens in verschillende landen door wereldwijde marketingteams met elkaar te verbinden.

• Minder tijd besteed aan 'werk over werk' door marketingmiddelen te centraliseren.

• De mogelijkheid gecreëerd om bandbreedte te voorspellen door de werkbelasting van teams transparant te maken en piekmaanden bij te houden.

• Maakte projectplannen zichtbaar voor cross-functional teams voor meer verantwoordelijkheid en samenwerking.

Hoe Asana Dr. Martens helpt slimmer te werken

Consistente creativiteit op schaal produceren

Het Creative Services-team bij Dr. Martens communiceert de creatieve toon en richting van het seizoen en levert middelen, artwork en richtlijnen om creatieve teams in andere landen te helpen de verhalen in hun regio tot leven te brengen. Ze voldoen ook aan creatieve aanvragen van afdelingen binnen het bedrijf en werken samen met externe bureaus om ervoor te zorgen dat alles on-brand is en in lijn met de visie van het bedrijf. 

Met Asana creëerde het team een gestroomlijnd aanvraagproces om sneller te werken en creatieve workflows op schaal te beheren. Het platform verbeterde ook de zichtbaarheid in alle regio's, waardoor ontwerpers consistent blijven en de verantwoordelijkheid van het team toeneemt. 

Stroomlijnen van creatieve productie in verschillende regio's

Vóór Asana leidde gebrek aan transparantie tot dubbel werk wanneer belanghebbenden niet wisten dat ze overlappende aanvragen deden.  Het was ook moeilijk om de bandbreedte van het team te zien en bij te houden wie verantwoordelijk was voor welke mijlpalen, wat leidde tot veel heen en weer gepraat om over deadlines te onderhandelen of werk opnieuw toe te wijzen als een ontwerper niet op kantoor was.

Asana gaf Creative Services de transparantie die ze nodig hadden om deze uitdagingen op te lossen, waardoor het team kon samenwerken en creatieve middelen tot leven kon brengen in verschillende regio's. 

Een gestroomlijnd aanvraagproces versnelt de productie

• Het team gebruikt Asana-formulieren om inkomende creatieve aanvragen te standaardiseren. 

• Automatisering wijst een creatieve aanvraag onmiddellijk toe aan de beste ontwerper voor de taak, en leiders worden hiervan op de hoogte gebracht zodat zij zicht hebben op het werk dat binnenkomt. 

• Managers hoeven niet langer handmatig door nieuwe projecten te gaan, wat ze tijd bespaart en het creatieve team sneller met middelen aan de slag laat gaan.

Verbeterde zichtbaarheid houdt wereldwijde teams gesynchroniseerd

• Asana-projecten vertegenwoordigen belangrijke initiatieven of merkverhalen. Zo krijgt bijvoorbeeld het seizoen 'AW21' of een thema als 'Urban Protection' een eigen Asana-project. Dit systeem maakt het gemakkelijker om taken met betrekking tot een specifiek kanaal te vinden, ondergebracht in een overkoepelend initiatief.

• Dankzij hun nieuwe Asana-projectstructuur zijn de creatieve middelen gemakkelijk terug te vinden omdat ze gegroepeerd zijn per initiatief en marketingkanaal. Ontwerpers in verschillende regio's kunnen snel controleren of een creatief onderdeel consistent is, en iedereen heeft toegang tot een archief van eerdere creatieve briefings.

• Er is nu een holistisch overzicht van elk project en de voortgang ervan, wat de relaties met belanghebbenden heeft verbeterd en de verantwoordelijkheid van het team heeft vergroot.

Betere rapportage helpt leiders plannen te maken voor de toekomst

• Aanvragen worden het hele jaar door vastgelegd in Asana, zodat leiders gebruik kunnen maken van Asana-rapporten om de drukste maanden van vorig jaar te identificeren en van tevoren te anticiperen op de behoefte aan middelen. 

• Een belanghebbende of manager kan zien aan welke creatieve middelen ontwerpers werken en projecten met een hoge impact bovenaan de lijst zetten, terwijl individuele ontwerpers 'Mijn taken' van Asana gebruiken om hun werk dagelijks te plannen.

Klaar voor de toekomst

Zelfs voor een merk dat zo tijdloos is als Dr. Martens, zijn er altijd nieuwe dingen om naar uit te kijken. Met grote campagnes en productreleases in het vooruitzicht, zal het Creative Services-team hun ontwerpers en marketeers in staat stellen om door te gaan met het produceren van baanbrekend werk. Ze zijn van plan om hun gebruik van Asana-formulieren, dashboards enportfolio's uit te breiden om nog efficiënter te worden, en Stacey's ambitie is om de creatieve teams van de VS en APAC naar Asana te brengen om iedereen te helpen samenwerken aan één samenhangend wereldwijd merk.